Техники планирования: как планировать задачи для себя и команды

Почему важно планировать

Планировать задачи полезно и в личной жизни, но особенно важно делать это в бизнесе. План действий помогает:

• видеть полную картину, ставить цели и оценивать результат;
• отслеживать прогресс;
• освободить мозг от необходимости думать обо всём сразу;
• концентрироваться на главном и легко возвращаться к задачам, даже если пришлось на что-то отвлечься;
• экономить время и больше успевать.

В предпринимательстве без планирования невозможно соблюсти баланс между текущими задачами и стратегическим развитием, из-за чего бизнес может затормозить или погрузиться в хаос. 

Сколько времени нужно на планирование

Эксперты по продуктивности и тайм-менеджменту сходятся во мнении, что планирование должно проходить регулярно, вписываться в рабочий процесс и не занимать слишком много времени. 

• Ежедневному планированию достаточно уделять 10–15 минут: краткий обзор помогает сосредоточиться на наиболее приоритетных задачах и скорректировать планы в зависимости от обстоятельств.
• На еженедельное планирование потребуется 30–60 минут, чтобы расставить приоритеты и распределить задачи на ближайшие семь дней.
• Для ежемесячного и долгосрочного планирования — 1–2 часа в месяц, чтобы адаптировать стратегию и свериться с целями.

Главные принципы эффективного планирования

Все планируют свои дни по-разному: кому-то достаточно примерного списка дел, а другие предпочитают жёсткую дисциплину. В любом случае важно придерживаться нескольких принципов. 

1. Регулярность

Стоит зафиксировать время, когда вы занимаетесь ежедневным, еженедельным и ежемесячным планированием, и придерживаться этого расписания.

Представим, что Дмитрий продаёт одежду на Ozon. Бизнес уже достаточно большой: у Дмитрия 15 работников. Он завёл Google-документ, в котором каждый сотрудник с утра пишет планы на день утром и подводит итоги вечером. Каждый понедельник в 9 утра ― командная планёрка, на которой обсуждают прошлую неделю и цели на следующую. Раз в месяц Дмитрий подводит финансовые итоги, смотрит, что нужно продолжать делать, что стоит начать и от чего отказаться, учитывая сезонность и изменения на рынке, а также распределяет крупные задачи по исполнителям и назначает сроки.

2. Приоритизация

Стоит разделить задачи по важности и срочности, чтобы в первую очередь выполнять важные и срочные дела, которые принесут максимальный эффект в ближайшем будущем или перспективе.

3. Делегирование

Один человек не может выполнить всё, поэтому в определённый момент жизненно необходимо научиться передавать задачи сотрудникам или коллегам.

4. Гибкость

На выполнение планов сильно влияют внешние обстоятельства. Поэтому лучше предусмотреть возможные изменения в расписании и выделить запас времени на непредвиденные задачи.  

Например, контент-менеджер Павел готовит карточки товаров для нескольких бизнесов на Ozon. Он знает, что клиенты возвращаются с правками, и специально выделяет на это полтора часа в день. Кроме того, может прилететь срочная задача — и на это Павел тоже закладывает полтора часа. Если таких запросов нет, он работает по плану. Этот подход помогает избежать авралов.

4 техники планирования

Дэвид Аллен, американский консультант по продуктивности, в своих книгах советует использовать системы планирования или хотя бы просто переносить все задачи и планы на бумагу. Он говорит: «Освободите свой ум от обязательств и оставьте место для творчества. Составьте чёткий план, запишите задачи, чтобы мозг работал для идей, а не для запоминания».

Вот четыре метода, которые могут помочь в этом деле.

1. Метод Канбан: визуализируйте задачи 

Этот метод помогает ставить задачи и визуально отслеживать их выполнение. Для этого используют доску — физическую или в специальной программе. Пространство разбивают на колонки, например «В ожидании», «В работе», «На проверке», «Выполнено», и приклеивают в эти колонки стикеры с задачами. По мере выполнения стикеры перемещаются из первой колонки в последнюю, чтобы команда могла следить за прогрессом в реальном времени. Какой онлайн-сервис подходит для планирования по Канбану, можно узнать из этой статьи.

2. Метод MIT (Most Important Tasks): выбирайте важное

Техника заключается в том, чтобы каждый день выделять от одной до трёх ключевых задач. Вместо того чтобы погружаться в длинный список дел, вы сосредотачиваетесь на самых важных, что позволяет сконцентрироваться и избежать перегруза. К тому же к концу дня уже есть повод для гордости, ведь самое важное сделано.

3. Метод «Блоки времени»: делите день на отрезки

Вместо того чтобы переходить от одной задачи к другой хаотично, стоит назначить конкретное время для каждого дела. Это помогает не переключаться и задаёт структуру всему дню.

Определите очерёдность задач и время на каждую из них: например, 30 минут, чтобы ответить на почту, час — чтобы проверить новые карточки товаров. Расставьте задачи в календаре и заранее запланируйте перерывы на восстановление сил. Следуйте плану, а если появляются новые неожиданные дела, также вносите их в календарь.

4. Гибкое планирование по трём горизонтам: от дня до полугода 

Согласно методу гибкого планирования, вам нужно проанализировать свои задачи и распределить их на три временны́х горизонта:

• Горизонт 1: планируйте еженедельно. Определите все задачи, которые необходимо выполнить, чтобы поддерживать текущую работу: управление запасами, обработка заказов, ответы на вопросы и отзывы, контроль продвижения.
• Горизонт 2: обновляйте план раз в месяц или квартал. Составьте список проектов, которые помогут развитию в ближайшие месяцы: например, смена ассортимента, работа с новыми поставщиками и проведение рекламных кампаний в соцсетях.
• Горизонт 3: пересматривайте план раз в полгода. Этот горизонт включает стратегические изменения, такие как выход на новые рынки или внедрение технологий. Обдумайте, что может принести максимальный рост.

Такой подход позволит держать баланс между текущими задачами и стратегическим развитием. 

Техники планирования помогают грамотно распределять задачи и избегать хаоса. А чтобы не только ставить цели, но и достигать их, важно подходить к делу реалистично. Закладывайте время на форс-мажоры и человеческий фактор, будьте готовы при необходимости пересмотреть расписание и нагрузку — и тогда вам не придётся винить себя и сотрудников в срыве сроков.