Как разобраться с хаосом в рабочих чатах

Почему хаос в чатах вредит бизнесу

Есть несколько причин:

• Усложняется коммуникация с клиентами и партнёрами. Пока вы листаете чат в поисках условий заказа или деталей продукта, клиент уже выбирает товар у конкурента. Из-за промедления бизнес теряет деньги.
• Размываются границы ответственности. Когда команда ведёт обсуждения вразнобой, задачи легко потерять в общей переписке. Кто, что и когда должен сделать — понять сложно.
• Теряется важная информация. Детали сделок, контакты клиентов, ключевые договорённости тонут в потоке сообщений. В результате — ошибки в заказах, пропущенные сроки и недовольные покупатели.
• Сбивается концентрация. Если вся коммуникация проходит в одном чате, сотрудники отвлекаются на любое уведомление, даже если оно их не касается. Теряется рабочий ритм.
• Формируется токсичная культура 24/7. Если сообщение «давайте обсудим сейчас» может появиться и в выходной день, и ночью — сотрудники начинают жить в режиме тревоги. Такой ритм неизбежно приведёт к выгоранию и текучке кадров.
• Усложняется адаптация новых сотрудников. Новичок разбирается в сотнях сообщений вместо того, чтобы сразу включаться в работу по своему направлению.

Откуда берётся беспорядок в чатах

Хаос появляется там, где нет чётких правил и структуры. Собрали в таблице самые распространённые источники информационного шума.

Тест: поддерживаете ли вы порядок в рабочих чатах

Предлагаем оценить, насколько хорошо вы управляете информацией в своих чатах, умеете ли наводить порядок и сохранять важное. Для этого откройте рабочий мессенджер и ответьте на пять вопросов:

1. Сколько рабочих групп сейчас в вашем мессенджере? Если их больше 10, но назначение каждой понятно — коммуникация под контролем (1 балл). Если чатов слишком много и вы не можете вспомнить, какой из них за что отвечает, — это уже хаос (0 баллов).
2. Понятна ли цель каждой группы? Чаты имеют названия, и даже новичку будет понятно, куда обращаться с вопросами. Например, группа «Заказы (текущие)», «Маркетинг (идеи)», «Новости Ozon» (1 балл). А если чат с сотрудниками склада называется «Рабочий чат № 3» — это признак неразберихи (0 баллов).
3. Сколько времени уходит на поиск технического задания недельной давности? Если нужные сообщения или файлы находятся за несколько секунд — порядок есть (1 балл). Если на это уходит больше 30 секунд — структура не работает (0 баллов).
4. Сколько уведомлений пришло вам вне рабочего времени за последние сутки? Если в мессенджере было тихо — значит, личные границы соблюдаются (1 балл). Если хотя бы одно сообщение пришло в выходной или через несколько часов после завершения рабочего дня — коммуникация требует доработки (0 баллов).
5. Понимает ли новичок, что происходит, читая ленту сообщений? Если может сразу влиться в работу без дополнительных объяснений — отлично (1 балл). Если теряется в потоке — пора наводить порядок (0 баллов).

Результаты мини-теста:

• 4–5 баллов — порядок есть, задача — его поддерживать;
• 2–3 балла — в ближайшее время стоит пересмотреть структуру рабочих чатов и установить чёткие правила коммуникации;
• 0–1 балл — нужна срочная «генеральная уборка».

Как навести порядок в рабочих чатах

Чтобы коммуникация работала на бизнес, а не мешала ему, нужно организовать переписки так, чтобы информация находилась быстро, а задачи не терялись. Рассказываем, как это сделать.

Шаг 1. Оформить профиль

Заполните данные о себе, чтобы ваши собеседники сразу понимали, кто им пишет.

В поле «О себе» можно указать фамилию, имя и краткую информацию о том, чем вы занимаетесь, — например, дать ссылку на сайт компании. Для быстрой связи добавьте контактные данные — например, рабочий телефон или номер вашего помощника. Установите аватарку. Помните, что селфи в машине/зеркале может выглядеть непрофессионально, а на групповых фото вас будет тяжело опознать.

Шаг 2. Разделить темы 

Главное правило: одна тема — один чат. Когда логистика, технические проблемы и финансы обсуждаются вперемешку, часть задач теряется.

Как тематически можно распределить чаты:

• оперативные вопросы — отдельный чат для срочных заказов и уточнений по текущим задачам;
• развитие — чат для идей, планов и обсуждений без срочности;
• новости и объявления — канал без возможности оставлять комментарии, только для важных уведомлений;
• технические вопросы — отдельный чат для сбоев, ошибок, работы с платформой.

Шаг 3. Сортировать чаты по папкам 

Даже правильно названные чаты со временем начинают перегружать ленту. Чтобы не утонуть в потоке сообщений, соберите все рабочие группы и личную переписку в отдельные папки. Например, «Работа», «Друзья», «Семья». Например, в Telegram в папки можно добавлять не только личные и рабочие переписки, но и каналы с полезной информацией. Однако учтите, что если вам нужно больше 10 папок, понадобится подписка Telegram Premium. Чтобы создать папку:

1. Зайдите в «Настройки» → «Папки с чатами».
2. Нажмите «Создать новую папку» и придумайте понятное название, например «Работа» или «Заказы».
3. Добавьте туда все нужные чаты.
4. Перетащите папку в начало списка — чтобы рабочие чаты всегда были под рукой.

С Premium-подпиской в Telegram можно задавать цвета папок и добавлять теги в списке чатов.

Шаг 4. Использовать встроенные фишки мессенджера

У многих мессенджеров уже есть функции, которые помогают наводить порядок и делать коммуникацию комфортной для всех участников. Рассказываем о некоторых из них.

*принадлежит Meta, признана в РФ экстремистской и запрещена

Шаг 5. Ввести правила общения в чатах

Даже самая продуманная структура не поможет, если не соблюдать правила цифровой гигиены. Чтобы сохранить порядок, можно ввести для участников чатов такие нормы: 

• Тегать (отмечать в сообщении) всех участников чата только в случае реальной срочности — например, если наблюдаются проблемы с работой сайта или есть важное объявление для всей команды.
• Не дробить фразы на отдельные обрывки: «Привет», «Слушай», «А ты видел отчёт?» — вместо этого писать всё в одном сообщении.

• Соблюдать график. В нерабочее время обсуждать только экстренные вопросы.
• Обсуждать задачи в отдельных ветках обсуждений, чтобы все сообщения по теме были собраны в одном месте. Так легче следить за ходом работы и не упустить важные обновления. 
• Не загружать в чат тяжёлые файлы. Например, материалы объёмом больше 100 Мб лучше отправлять не вложением, а ссылкой, ведущей на облачное хранилище.
• Не отправлять голосовые сообщения. Такая коммуникация:
  ✔ замедляет работу: собеседнику не всегда удобно включить сообщение — например, если он на совещании или в шумном транспорте;
  ✔ усложняет коммуникацию: посторонние звуки, слова-паразиты и лишние подробности мешают воспринимать информацию и докопаться до сути;
  ✔ мешает уловить суть, плюс не всем бывает легко воспринимать серьёзную информацию только на слух;
  ✔ усложняет поиск информации: данные нельзя найти по ключевым словам. 

Правила стоит закрепить первым сообщением в каждом чате, чтобы новые участники сразу могли их прочитать.

Шаг 6. Настроить уведомления

Чтобы постоянно не отвлекаться на уведомления, некоторые из них можно отключить. Для этого зайдите в настройки мессенджера и выберите, сообщения из каких чатов и каналов вы хотите видеть сразу, а что может подождать. Многие мессенджеры позволяют установить время, в течение которого чат будет в режиме «без звука» — например, на пару часов или несколько дней. В чатах и каналах, где на сообщения не обязательно реагировать оперативно, оповещения можно отключить насовсем. Тогда вас не будут отвлекать от рабочих дел уведомления о новых постах в новостных каналах или каналах с котиками и советами от стилиста.

Как поддерживать порядок в рабочих чатах

Со временем чаты будут захламляться, даже если вы создали чёткую структуру и прописали правила общения. Так происходит, потому что часть информации теряет актуальность. Поэтому раз в несколько месяцев стоит проводить генеральную уборку, а именно:

• Архивировать устаревшие чаты. Если проект завершён или задача закрыта — перенесите чат в архив или удалите. Мёртвые группы не должны мешать в основной ленте.
• Удалить старые сообщения с вложениями, особенно тяжёлые файлы по решённым вопросам. Например, в Telegram можно включить автоудаление файлов старше 30, 60 или 90 дней.
• Проверить актуальность названий и закреплённых сообщений. Если чат поменял назначение или проект завершился — обновите или уберите лишнюю информацию.

Что изменили:

• разделили чаты по темам: заказы, логистика, маркетинг, внутренние объявления;
• настроили папку «Работа» в Telegram для всех рабочих групп;
• ввели обязательное использование тредов для отдельных задач — то есть писать комментарии можно только через кнопку «Ответить»;
• зафиксировали правила общения: ограничение тегов @all, рабочее время — до 19:00, одна мысль — одно сообщение;
• назначили ответственного за порядок в чатах.

Что получили через месяц:

• время на обработку заказов сократилось на 15%;
• количество лишних уведомлений уменьшилось вдвое;
• новые сотрудники стали быстрее включаться в работу;
• снизился уровень стресса в команде, ушли жалобы на информационный шум.

Что в итоге

Навести порядок в рабочих чатах — проще, чем кажется. Достаточно один раз выстроить структуру и зафиксировать правила, а затем раз в несколько месяцев перемещать в архив устаревшие данные. Когда коммуникация налажена, управлять бизнесом становится проще: клиенты быстро получают ответы, а команда реже ошибается и сосредотачивается на продажах.

Подписаться на сообщество в Telegram

Подписаться на сообщество в сети «ВКонтакте»