Почему классический тайм‍-‍менеджмент не работает у предпринимателей и что с этим делать

Что такое классический тайм-менеджмент

Классический тайм-менеджмент — это системный подход к организации рабочего времени. Он основан на чётком расписании и стратегическом планировании. Систему разработали ещё в середине ХХ века, и часто она рассматривается как «управление организацией из одного человека». Правда, при этом игнорируются человеческие факторы — уровень энергии, эмоциональное состояние — и особенности бизнеса — его изменчивость и непредсказуемость.

Основные принципы тайм-менеджмента:

• всё рабочее время расписано, задачи распределены по временным слотам, нет времени на прокрастинацию;
• все дела записаны в одном месте, чтобы ничего не забыть;
• при планировании дня учтены задачи на неделю, а недели — задачи на месяц. Так сохраняется фокус на глобальных целях;
• каждая задача выполняется в отведённое ей время, многозадачность под запретом;
• у каждой задачи понятный приоритет, уровень сложности и чёткий дедлайн. Сначала выполняется самое важное;
• большие задачи разделены на мелкие подзадачи;
  рутинные задачи делегированы;
• временны́е границы для работы и отдыха чётко выстроены.

Инструменты классического тайм-менеджмента:

• Календарь — бумажный ежедневник или электронный планировщик — для распределения задач и контроля сроков.
• Списки дел, чтобы расставлять приоритеты и следить за выполнением работы. Можно составлять в приложениях и присваивать каждой задаче приоритет.
• Таймер — помогает разделять время на отрезки для работы над разными задачами.
• Электронные таблицы — структурируют информацию и делают прогресс более наглядным.
• Канбан-доски — помогают визуализировать и структурировать рабочие процессы.

Почему предпринимателям сложно внедрять традиционный тайм-менеджмент

Классический тайм-менеджмент родился в период расцвета индустриализации. С его помощью руководители производственных предприятий успевали больше, но под проблемы современных предпринимателей он «не заточен». Рассмотрим подробнее, почему.

Жёсткое планирование не выдерживает «предпринимательского хаоса»

Почему так происходит: в бизнесе много переменных — от изменений на рынке до неожиданных проблем с поставками. Их сложно предсказать.

К чему это приводит: классическое планирование не даёт достаточной гибкости, чтобы быстро реагировать на изменения. Строгий график лишь нагнетает обстановку. Когда план рушится, возникает ощущение неудачи, растерянность и безнадёжность. В дальнейшем это приводит к выгоранию.

Метод «делай важное вначале» применим не всегда

Почему так происходит: предприниматели часто не могут позволить себе игнорировать мелкие, но важные задачи, например отвечать на отзывы или решать технические проблемы. 

К чему это приводит: если фокусироваться только на больших стратегических задачах и игнорировать мелкие, можно столкнуться с недовольством клиентов и накопить внушительный список нерешённых вопросов. Со временем все эти дела могут накапливаться и перерастать в серьёзные проблемы — например, в падение рейтинга, отток покупателей или сбои в операционных процессах. Это негативно скажется на репутации и общем результате работы.

Не всегда есть возможность делегировать задачи

Почему так происходит: у начинающих предпринимателей может не быть достаточных ресурсов или команды, чтобы снять с себя часть задач.

К чему это приводит: классический тайм-менеджмент предполагает, что у вас есть люди, которым можно поручить рутинные или мелкие задачи. Однако на практике так бывает далеко не всегда. Предприниматель пытается делать всё сам, страдает от перегрузок и упускает возможности из-за отсутствия «стратегических пауз».

Невозможно равномерно распределить нагрузку

Почему так происходит: некоторым видам бизнеса свойственна сезонность и цикличность, например в сфере услуг, связанных с праздниками. В этом случае может быть сложно предсказать загрузку.

К чему это приводит: если придерживаться исключительно привычного графика, можно упустить клиентов и недополучить прибыль. 

Прокрастинация бывает полезной

Почему так происходит: необходимость принимать быстрые решения приводит к перегрузкам. Иногда предприниматель интуитивно чувствует, что нужно остановиться и оценить ситуацию, прежде чем действовать. Со стороны это может выглядеть как лень или прокрастинация — а классический тайм-менеджмент такое отрицает.

К чему это приводит: если не закладывать время на «стратегические паузы», рутина победит, а предпринимательский азарт погаснет.

Чем заменить классический тайм-менеджмент

За последние 30 лет появились новые подходы к управлению своим временем. Они опираются на базу классического тайм-менеджмента, но адаптированы под достижения прогресса, цифровизацию и предпринимательский контекст. Рассмотрим некоторые из них.

Используйте гибкое планирование 60/40

Гибкое планирование предполагает распределение времени так: 60% — на запланированные задачи, 40% — на непредвиденные события. Это позволяет избежать перегрузок, сохранить продуктивность в условиях неопределённости и не впадать в панику при появлении новых задач.

Как это происходит на практике:

• Составляйте план так, чтобы 60% времени в нём занимали задачи, которые ни в коем случае нельзя упустить или забыть. Остальные 40% оставьте свободными и тратьте на новые незапланированные дела. 
• Собирайте в отдельный список несрочные задачи, которые можно выполнять, когда «буферная зона» осталась невостребованной.
• Регулярно пересматривайте приоритеты и при необходимости вносите изменения в расписание.
• Сопоставляйте «план» с «фактом», анализируйте различия. Это поможет найти собственную комфортную пропорцию — например, не 60/40, а 70/30.

Сфокусируйтесь не на времени, а на энергии и эмоциональном состоянии

Сместите фокус с планирования времени на управление энергией и эмоциональным состоянием. Зачастую задачи не выполняются из-за недостатка сил, а не потому, что не хватило рабочих часов.

Как это происходит на практике:

• Самые важные задачи выполняйте в периоды пика энергии и в хорошем (или нейтральном) настроении.
• Закладывайте в планы перерывы и время для восстановления.
• Будьте готовы менять планы в зависимости от своего состояния, а не слепо следовать графику.
• Наблюдайте за собой во время работы. Избегайте перегрузок, которые могут привести к нежелательному спаду активности. 
• Учитывайте биоритмы: планируйте работу на утро, день или вечер в зависимости от своего хронотипа. Например, «совы» ложатся спать достаточно поздно — после 23 часов, а встают после 10. Работу удобнее планировать на полдень или вторую половину дня. А «жаворонки» просыпаются рано, для них эффективное время — утренние часы.
• Высыпайтесь и питайтесь правильно, чтобы удлинить периоды энергетического подъёма.

Выполняйте задачи сразу, как они появляются 

Методология называется Just-in-Time («точно в срок»). Предполагается, что выполнять задачи нужно по мере их возникновения. Подход помогает избежать перегрузок и делает бизнес более гибким в условиях нестабильности.

Как это происходит на практике:

• Сосредоточьтесь на задачах, которые нужно решить немедленно.
• Выберите одну из срочных задач и решайте только её, избегайте многозадачности.
• Планируйте только на несколько шагов вперёд, не стройте долгосрочные планы. Разбивайте большие задачи на более мелкие и выполняйте их последовательно.
• Проанализируйте, какие действия и решения излишни: то есть их результат незначительно влияет или совершенно не влияет на глобальные цели. Откажитесь от них.
• Устраните все отвлекающие факторы, чтобы сохранять концентрацию и продуктивность.
• Организуйте рабочее пространство таким образом, чтобы необходимые инструменты и ресурсы были под рукой.

Совмещайте задачи разных типов 

Time-blending («смешение времени») — это концепция, которая предлагает совмещать задачи разных типов и не привязываться к чётким срокам в рамках одного дня. Считается, что такой метод позволяет экономить время и энергию. 

Как это происходит на практике:

• Объединяйте в общие слоты задачи разных типов. Например, когда начали переписку с поставщиками и ждёте ответ, займите свободное время и распишите себе в блокнот идеи по расширению ассортимента.
• Совмещайте задачи, которые требуют минимальных усилий, с более сложными или творческими.
• Разбивайте сложные задачи на более мелкие, которые можно быстро выполнить. 
• Перед тем как переключиться на новую задачу, фиксируйте важные моменты, идеи или следующие шаги. Это поможет быстро влиться в контекст, когда вы вернётесь к предыдущей задаче.
• Ведите общий календарь для личных и рабочих дел — так вы увидите, что успеваете не только работать, но и жить.

Управляйте вниманием, а не временем

В условиях многозадачности, стресса и неопределённости предпринимателю важно регулярно отключаться от информационного шума. 

Как это происходит на практике:

• Определяйте самые важные задачи на день.
• Бронируйте временные блоки в календаре для определённых типов задач.
• Ограничивайте доступ к личным социальным сетям и мессенджерам в рабочие часы. Отключите уведомления о сообщениях или реакциях. 
• Заведите отдельный — рабочий — номер, чтобы быть на связи только с клиентами и партнёрами.
• Используйте техники фокусировки внимания, такие как Pomodoro, или «метод помидора». Заведите таймер на 25–30 минут и выполняйте задачу в этот промежуток времени. Затем сделайте перерыв на 5 минут и повторите цикл.
• Ведите хронометраж рабочего времени, чтобы понять, на что именно расходуется ваше внимание. Это поможет устранить отвлекающие элементы.

Что в итоге

Универсального метода планирования не существует — у каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Одни инструменты хорошо работают в стабильной среде, другие — в условиях хаоса и неопределённости. Выбирайте ту технику, которая подходит вашему ритму жизни и отвечает задачам бизнеса. Комбинируйте подходы и адаптируйте их под себя.

Подписаться на сообщество в Telegram

Подписаться на сообщество ВКонтакте