Бестселлер

Всё про бизнес и жизнь с маркетплейсами

Электронная трудовая книжка: что это, как получить и где посмотреть

Новичкам
#Документы
Ноутбук

Электронная трудовая книжка — полноценный аналог бумажной версии, но работать с ней удобнее, а бумажной волокиты для бизнеса гораздо меньше. Но есть и нюансы, о которых надо знать предпринимателям, чтобы избежать штрафов и проверок трудовой инспекции. О них и поговорим в этой статье.

Что такое электронная трудовая книжка

Это документ о профессиональном стаже человека, хранящийся в электронной базе Социального фонда России. Сокращённо его называют ЭТК. Он заменяет трудовую книжку в бумажном формате. ЭТК есть у всех, кто работал по трудовому договору с 1 января 2020 года или устроился позже. 

Какая информация есть в ЭТК

  • все места работы с 2020 года;   
  • какие должности занимал сотрудник и переходил ли на другие позиции;
  • даты найма и увольнения;
  • почему был расторгнут трудовой договор — например, по собственному желанию или соглашению сторон.

Какой информации нет в ЭТК

  • профессиональные награды и достижения;
  • образование;
  • квалификация;
  • особые условия труда, например вахтовая или сезонная работа. 

Хранить документ в электронном виде безопасно: СФР хранит данные ЭТК на защищённых серверах в зашифрованном виде, а доступ к информации есть у ограниченного числа лиц. Систему постоянно проверяют на устойчивость к взломам и другим угрозам.

Работодатель передаёт сведения для ЭТК, когда:

  • оформил нового сотрудника и заключил трудовой договор;
  • переводит человека на другую работу или должность;
  • меняется название организации;
  • присваивает сотруднику новую квалификацию или разряд;
  • увольняет работника.

Как получить электронную трудовую книжку

Рассмотрим, что нужно учитывать при переходе на ЭТК и как оформить изменения в бумажной трудовой. 

Главное о переходе на ЭТК

  • Работодатель не может заставить сотрудника перейти полностью на электронный формат, если у него уже есть бумажная трудовая книжка. Выбор остаётся за работником.
  • Если сотрудник решил сохранить бумажную трудовую, то компания обязана как заполнять её, так и отправлять данные в СФР.  
  • Если работник решил отказаться от классической трудовой, он получает её на руки и хранит самостоятельно. Все следующие записи о стаже будут только в электронном виде.

Когда будете выдавать бумажную книжку, напомните работнику, что её лучше не терять. Восстановить данные будет сложно: придётся обращаться к бывшим работодателям, архивам и пенсионным документам.

  • После того как сотрудник выбрал электронный формат, вернуться к бумажному уже не получится. 
  • С 2020 года люди, которые выходят на работу впервые, получают только ЭТК. Компания оформляет нового сотрудника и передаёт информацию в СФР. 
  • Чтобы перейти на ЭТК, сотруднику достаточно написать заявление в произвольной форме и передать его работодателю. После этого компания отправляет данные в СФР через форму ЕФС-1, делает в бумажной версии запись о переходе на ЭТК и возвращает документ работнику.

Если сотрудник хочет добавить в электронную систему старые данные о стаже, сообщите ему, что нужно оформить корректировку лицевого счёта. Через работодателя это сделать нельзя — потребуется внести сведения через «Госуслуги», МФЦ или СФР.

Как сделать запись в бумажной трудовой о переходе на ЭТК

  • указать номер записи в графе 1 и дату в графе 2 в разделе «Сведения о работе»;
  • сделать в графе 3 отметку, которую предложил Минтруд: «Подано письменное заявление (Ф. И. О. работника в творительном падеже) о предоставлении ему/ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)».

Если сотрудник хочет оставить две книжки, компания

  • обновляет сведения в бумажной трудовой и передаёт данные для электронной в СФР; 
  • отвечает за бумажную трудовую и хранит её в отделе кадров или бухгалтерии; 
  • выдаёт работнику бумажную трудовую на руки, когда он увольняется.

Как бизнесу работать с электронными трудовыми книжками

Работодатель не ведёт ЭТК. Его задача — передать информацию о кадровых изменениях в СФР. Все данные о стаже хранятся и обрабатываются в единой базе фонда.

Сведения передаются через форму ЕФС-1. Компании, в которых работают до 10 человек, могут отчитываться в бумажном или электронном формате. Более крупные организации обязаны вносить информацию в электронном виде.

Когда подавать отчётность

  • при найме или увольнении — на следующий рабочий день после оформления приказа;
  • при переводе на новую должность, смене названия компании, переходе на ЭТК и других событиях — до 25-го числа следующего месяца.

Если кадровых изменений не было, подавать отчёт не нужно.

Может быть интересно

Как понять, что вам нужен ассистент, и нанять его

Прочитать

Как подавать отчётность

  • лично принести бумаги в отделение СФР, отправить через представителя или почтой. Найти ближайший офис можно на сайте фонда;
  • отправить через сайт СФР после авторизации на «Госуслугах». Предварительно нужно оформить усиленную электронную подпись и установить бесплатную программу Spu_orb для создания отчётов — её можно скачать здесь. 

Готовый отчёт можно подать через сайт СФР двумя способами:

  1. Полностью дистанционно: загрузить готовый файл из Spu_orb и отправить его на обработку. Для этого способа нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
  2. С посещением СФР: загрузить проект отчёта на сайт без использования УКЭП и затем подтвердить его — предоставить бумажный оригинал в отделение фонда лично, через представителя или по почте. 

Ещё один способ сдавать отчётность — подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО) через оператора связи. Для этого нужно заключить с телеком-компанией платный договор. Список операторов можно посмотреть здесь.

Если не передать сведения вовремя, должностных лиц могут оштрафовать на 300–500 ₽. При систематических нарушениях возможны проверки трудовой инспекции.

Может быть интересно

Как предпринимателю нанять первого сотрудника

Прочитать

Где посмотреть электронную трудовую и как получить выписку 

Есть несколько способов узнать свой стаж и сделать выписку из ЭТК. Расскажем о каждом варианте подробнее.

Через «Госуслуги»

Чтобы узнать трудовую историю, нужно: 

  1. Авторизоваться на «Госуслугах».
  2. Открыть категорию «Справки, выписки». 
  3. Найти пункт «Выписка из электронной трудовой книжки». 
  4. Нажать «Получить выписку». 

Система сформирует документ и разместит его в разделе «Заявления». Выписку можно сохранить в формате PDF или XML или переслать по электронной почте.

В МФЦ или отделении Социального фонда России

Чтобы получить выписку, нужно обратиться в ближайший МФЦ или офис СФР с паспортом. Специалист оформит документ и заверит его цифровой подписью фонда.

Выписки с «Госуслуг», из СФР, МФЦ содержат одинаковый объём информации, заверяются цифровой подписью и обладают равной юридической силой.

У текущего работодателя

Работники могут заказать выписку по форме СТД-Р:

  • в выписке будет информация о стаже в текущей компании и не будет записей, которые сделаны раньше 2020 года;
  • заказать справку могут работники, которые подали заявление о переходе на ЭТК;
  • срок подготовки — три рабочих дня с момента запроса;
  • при расторжении трудового договора выписка выдаётся в день увольнения.

Работодатель может выдать справку в электронном или бумажном виде. Бумажный вариант заверяется подписью руководителя и печатью организации, электронный — усиленной электронной подписью. Документ можно вручить лично, отправить заказным письмом или по электронной почте.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Разберём, какие преимущества и недостатки есть у ЭТК.

ПлюсыМинусы
Все сведения хранятся в защищённой базе СФРРаботодатель обязан вести ЭТК независимо от желания сотрудника. А если работник решит сохранить бумажную версию, придётся дублировать записи
У сотрудников есть круглосуточный доступ к информации о своём стаже через «Госуслуги» Нет единого срока, к которому нужно обновлять сведения. Например, в электронную трудовую книжку некоторые данные вносятся не позднее следующего рабочего дня, а в бумажную — в течение пяти рабочих дней 
ЭТК позволяет быстро получить сведения о стаже и месте работы — не нужно собирать бумажные справки. Это удобно, когда нужно оформить визу для зарубежной командировки или подать документы на обучение — например, если вы поступаете в вуз по целевому направлениюСведения о работе до 2020 года хранятся в основном в бумажной трудовой, а в электронную версию попадают в сокращённом виде. Поэтому многие сотрудники продолжают хранить оба документа
Работодатели используют единую форму отчётности и делают меньше ошибок, когда заполняют данные  
Наём стал быстрее — можно оформить сотрудника дистанционно из любого региона и не тратить время на пересылку документов 

Переход на ЭТК упростил кадровый учёт и позволил бизнесу, работникам и госорганам быстро получать информацию. При этом компаниям всё ещё приходится дублировать информацию в бумажную трудовую и внимательно следить за сроками подачи сведений. 

Что в итоге

Переход на ЭТК изменил кадровый учёт. Работники получили быстрый доступ к данным о своём стаже, работодатели — сократили объём бумажной отчётности. Однако предпринимателю важно своевременно вносить данные в систему СФР, корректно оформлять записи и учитывать нюансы работы с персоналом, у которого могут быть как электронные, так и бумажные трудовые книжки.

Поделиться:

Содержание статьи

  • Что такое электронная трудовая книжка

  • Как получить электронную трудовую книжку

  • Как бизнесу работать с электронными трудовыми книжками

  • Где посмотреть электронную трудовую и как получить выписку 

  • Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

  • Что в итоге

Микаил Фидан

Микаил Фидан

автор «Бестселлера»

#Документы #Инструкция #Правила работы

Поделиться:

Читать также