Как нанять первого сотрудника: чек-лист предпринимателя

Признаки того, что пора нанимать сотрудника

• Вы не успеваете выполнять задачи вовремя, они копятся.
• В бизнесе возникла область, где вам не хватает компетенций. Например, бухгалтерия, ведение соцсетей, настройка рекламы, SEO-оптимизация, аналитика или клиентский сервис.
• Высокая нагрузка держится длительное время, а не только в сезонные пики.
• Увеличилось количество претензий от клиентов из-за задержек или ошибок.
• Приходится отказывать новым заказчикам из-за нехватки времени и сил.
• Здоровье или эмоциональное состояние ухудшилось из-за перегрузки.
• Вы тонете в «операционке» и не успеваете даже подумать о способах работать эффективнее.
• В планах — масштабировать бизнес, и вы точно знаете, что в одиночку уже не справитесь.

Нанимать первого сотрудника может быть волнительно. Не всегда понятно, где искать кандидата, какую форму договора выбрать, как рассчитать затраты и какие документы собрать. Разбираем процесс по шагам. 

Шаг 0. Оцените свой юридический статус

Нанимать постоянных работников и заключать с ними трудовые договоры могут ИП и ООО практически на всех режимах налогообложения. Исключения: ИП на НПД, а также самозанятые. Этим категориям предпринимателей разрешено привлекать контрагентов лишь для оказания разовых услуг и заключать договоры гражданско-правового характера (ГПХ).

Если вы работаете как самозанятый и вам нужен постоянный сотрудник, придётся сменить налоговый режим. Отказаться от статуса можно в приложении «Мой налог», через «Госуслуги» или банк. После этого можно подавать заявление в налоговую, указав коды ОКВЭД и новый режим налогообложения.

Шаг 1. Определитесь, на какого рода задачи нужен сотрудник 

Существует несколько способов оформить отношения, связанные с выполнением какой-либо работы:

• бессрочный трудовой договор — если речь о постоянной работе в найме. Предполагает заранее согласованный график и чётко прописанные обязанности. В нём предусмотрена оплата отпусков и больничных, а также переработок;
• договор по совместительству — если работа постоянная, но человек параллельно будет работать где-то ещё;
• срочный трудовой договор — для оформления трудовых отношений, ограниченных любыми сроками. Например, если работа носит сезонный характер;
• договор ГПХ — если речь о разовом или нерегулярном оказании услуг исполнителем заказчику. По такому договору исполнителям не полагается оплачиваемый отпуск, не предоставляются иные льготы согласно трудовому законодательству. 

Выбирайте вид договора исходя из характера работы: нужен ли вам сотрудник на полный день, предполагается ли постоянная занятость или разовые задачи. Трудовой договор подойдёт для регулярной работы с фиксированным графиком, договор ГПХ — для нерегулярных или разовых задач.

Шаг 2. Определитесь с бюджетом

Чтобы понять, во сколько обойдётся новый сотрудник, нужно учесть все возможные расходы.

Для помощника на разовых задачах (по договору ГПХ):

• оплата его услуг;
• компенсация расходов, связанных с оказанием услуг, — например, покупка подписки на какую-либо онлайн-программу или расходы на топливо для курьеров (для оказания услуг по доставке товаров);
• налоги и страховые взносы — 30% страховых взносов (за исключением самозанятых), налогообложение 13% (за исключением самозанятых).

Для постоянного сотрудника:

• оклад, а также премии или бонусы, если планируете их вводить;
• налоги и страховые взносы — ИП и ООО платят в фонды 30 или 15% от зарплаты сотрудников, а также удерживают НДФЛ — от 13%;
• рабочее место, если предполагается офисная работа: компьютер с подключённым интернетом и необходимыми программами, оргтехника, мебель, канцелярские принадлежности;
• спецодежда или форма — если требуется;
• мобильный телефон и компенсация мобильной связи — если она необходима для выполнения работы;
• компенсации проезда и/или обедов — если планируете такие расходы. 

Шаг 3. Найдите подходящего кандидата

Чтобы найти сотрудника, используйте разные каналы:

• сервисы поиска работы, такие как hh.ru, Rabota.ru, SuperJob. Там зарегистрировано много людей, но публикация вакансий и доступ к резюме для работодателей платные;
• группы на сайте «ВКонтакте», посвящённые поиску работы, а также локальные сообщества вашего района или города, домовые чаты;
• Telegram-каналы с вакансиями — есть платные и бесплатные варианты для работодателей;
• объявления в подъездах, лифтах, на остановках, у входа в пункты выдачи заказов;
• сарафанное радио — его можно запустить среди друзей и знакомых, опубликовать в своих соцсетях пост о том, что ищете сотрудника.

В описании вакансии не ограничивайтесь общими фразами: они не вызовут доверия. Перечислите необходимые навыки, опыт и личные качества. Укажите размер зарплаты или диапазон дохода и свои контакты.

Шаг 4. Обеспечьте безопасное рабочее место

Работодатель при найме постоянного сотрудника по трудовому договору должен проследить, чтобы место работы не вредило здоровью и было безопасным. Есть готовые правила и инструкции по охране труда, но порой достаточно здравого смысла: помещение должно хорошо проветриваться, быть светлым и не слишком тесным. Позаботьтесь о пожарной безопасности и удобной для работы мебели. Также продумайте качественное хранение кадровых и финансовых документов. Используйте для этого сейф или несгораемый шкаф.

Шаг 5. Составьте штатное расписание

Этот типовой документ нужен только при найме постоянного сотрудника. В штатном расписании не указывают фамилии — лишь структуру организации или бизнеса, должности и тарифные ставки. То есть вы перечисляете, какие специалисты у вас работают и сколько вы им готовы платить. Скачать бланк можно по ссылке. 

Оклад может быть любой, но не ниже действующего МРОТ. Федеральный на 2025 год — 22 440 ₽, региональный может быть выше. Распишитесь в документе сами, так как пока у вас нет главного бухгалтера и кадровика. Составьте приказ в свободной форме об утверждении штатного расписания, затем впишите его номер и дату в правый верхний угол документа.

Шаг 6. Составьте и заключите договор

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся варианты договора при найме первого помощника. 

Трудовой договор

Чтобы его оформить, будут нужны паспорт сотрудника, СНИЛС, ИНН, военный билет (для военнообязанных), документ об образовании, трудовая книжка или справка СТД-Р, если оформлена электронная трудовая. 

• Если у работника ещё нет СНИЛС, он может оформить его самостоятельно или через работодателя. В этом случае вам нужно будет скачать и заполнить бланк АДВ-1 и направить его в СФР не позднее следующего рабочего дня после заключения договора.
• Если человек впервые устраивается на работу, то у него также может не быть трудовой книжки. Её заведёт Социальный фонд — после того, как вы передадите туда сведения о найме. 

Перечень обязательных условий трудового договора указан в статье 57 ТК РФ, а шаблон трудового договора с сотрудником можно найти здесь. Документ будет нужен в двух экземплярах — один остаётся у вас, другой хранится у сотрудника. При желании можно предусмотреть в договоре испытательный срок до трёх месяцев.

Договор ГПХ

Понадобятся паспорт и ИНН исполнителя. В договоре ГПХ обязательно нужно указать не только права и обязанности сторон, но и сроки сотрудничества, а также стоимость работ/услуг.

Шаг 7. Встаньте на учёт в СФР

ООО автоматически ставятся на учёт в СФР при регистрации. То же касается ИП, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры.

Шаг обязателен только для ИП, которые заключают с исполнителем договоры ГПХ, в которых предусмотрены страховые выплаты за травматизм. Заявление можно подать лично, по почте или через «Госуслуги».

Шаг 8. Оформите нового сотрудника

• Издайте приказ о приёме на работу — можно использовать форму Т-1 или разработать свою. В течение трёх дней дайте сотруднику под ним подписаться с пометкой «Ознакомлен».   
• Подайте данные о сотруднике в Социальный фонд. Для этого заполните форму ЕФС-1: титульный лист, подраздел 1 раздела 1, подраздел 1.1 подраздела 1. Сведения надо передать не позднее следующего дня после приказа о приёме на работу. Задержка с подачей формы приведёт к штрафу в размере 500 ₽.

• Внесите запись в бумажную трудовую книжку, если работник не переходил на электронный формат. Укажите должность и дату приёма на работу. Оставьте книжку у себя и поместите её в надёжное место, например в сейф. Помните о том, что даже в этом случае обязательно нужно подать данные в Социальный фонд по форме ЕФС-1. 

Шаг 9. Защитите сотрудника и себя

1. Скачайте или составьте согласие на обработку персональных данных сотрудника. Оно понадобится, если вы отдадите бухгалтерию на аутсорс или будете переводить зарплату на банковскую карточку. 
2. Примите локальный акт о защите персональных данных. В нём пропишите правила сбора, хранения, передачи и уничтожения данных. Ознакомьте сотрудника с документом под подпись. Для хранения сведений в электронном виде используйте защищённые хранилища и шифрование.    
3. Оформите и попросите сотрудника подписать договор о материальной ответственности — если его работа будет связана с деньгами или товаром. 

4. Если человек получит доступ к коммерческой тайне, например к авторской методике оформления карточек товаров с высокой конверсией или контактным сведениям ваших лучших поставщиков, — не обойтись без NDA, или договора о неразглашении. В таком документе прописывают предмет соглашения, условия хранения и предоставления конфиденциальной информации и ответственность сторон — например, штраф в 500 000 ₽. 

5. Прежде чем допустить сотрудника к работе, нужно провести для него обучение по охране труда. Тут возможны два варианта:

• после оформления на работу направить человека в аккредитованный учебный центр;
• самому пройти обучение по охране труда в таком центре и получить право обучать своих сотрудников.

Запись об инструктаже по охране труда нужно внести в прошитый и пронумерованный журнал, который можно купить на Ozon или в магазине канцтоваров. 

Шаг 10. Выполняйте финансовые обязательства

В оговорённые договором сроки начислите и переведите новому сотруднику зарплату за минусом НДФЛ в размере 13% (процент актуален при зарплате не больше 2,4 млн ₽ в год). Затем предстоит заплатить страховые взносы в размере 30% от зарплаты в пределах 1,5 МРОТ и 15% от зарплаты, превышающей 1,5 МРОТ.

Шаг 11. Сдавайте отчётность

Наём сотрудников влечёт обязательства по сдаче отчётов и сведений в СФР и ФНС. Вы можете изучить требования и сдавать отчётность сами, однако учтите, что это займёт время и потребует высокой точности. Ошибки могут привести к штрафам и дополнительным проверкам.

Какие отчёты нужно сдавать:

• Раз в месяц до 25-го числа — «Персонифицированные сведения о физических лицах» в ИФНС. В документе указывают Ф. И. О. сотрудника и сумму выплат, которая облагается страховыми взносами.
• Раз в квартал — 6-НДФЛ и «Расчёт по страховым взносам» в ИФНС, отчёт о стаже СЗВ-Стаж, «Сведения о страховых взносах от несчастных случаев и профзаболеваний» в СФР. Есть ещё отчёты о кадровых изменениях СЗВ-ТД — их надо сдавать, если они были.
• В течение 12 месяцев после найма первого сотрудника — «Спецоценка условий труда» в Трудовую инспекцию. Действует бессрочно, если условия труда не меняются и никто из сотрудников не получил травму. 

Кроме того, с момента начала работы сотрудника работодатель обязан вести табель учёта рабочего времени по форме Т-12 в любом удобном формате — от бумажного до электронного. Если упустите этот момент, то налоговая или трудовая инспекция при проверке наложит штраф. Для организаций — от 30 000 до 50 000 ₽, для ИП — от 1000 до 5000 ₽.

Что стоит запомнить

Наём сотрудника — это дополнительная ответственность перед государством, налоговой, фондами и самим работником. Важно не только выбрать правильного человека, но и оформить его по закону, вовремя платить налоги и сдавать отчётность.

Если процесс кажется сложным — не бойтесь делегировать часть задач, например бухгалтерию или кадровый учёт. Это позволит вам сосредоточиться на развитии бизнеса, а сотруднику — работать в комфортных условиях.

Подписаться на сообщество в Telegram

Подписаться на сообщество ВКонтакте