Как предпринимателю создать личную базу знаний

Зачем предпринимателю личная база знаний

Есть несколько причин, чтобы создать базу знаний: 

• Сэкономить время. По данным исследования TAdviser и Naumen, без структурированной базы знаний руководители тратят больше времени на то, чтобы принять решение. А проблемы с поиском информации в 70% случаев становятся причиной недополучения выручки. 
• Реже ошибаться. Чтобы не допускать одни и те же промашки, можно записывать свой опыт, проблемы и найденные пути. С результатами прошлых экспериментов вы не будете принимать решения наугад. Например, можно записать, какие акции самые эффективные, какой объём сезонного товара не удалось распродать в прошлом году, из-за чего испортилась партия продукции. 
• Приумножить интеллектуальный капитал. Информация — важный актив бизнеса. С каждой сохранённой статьёй, заметкой или полезным контактом ценность личной базы знаний растёт. Все ошибки и удачные решения будут зафиксированы, их можно спокойно обдумать. 

Чем наполнить базу знаний

Если вы пока не начали собирать личную базу знаний или просто не знаете, чем ещё её пополнить, посмотрите примеры ниже.

Статьи и исследования

Собирайте аналитические материалы, обзоры рынков и исследования потребительского поведения, которые помогут отслеживать тренды.

На какие источники стоит обращать внимание:

• популярные бизнес-издания;
• специализированные площадки — например, по e-commerce;
• официальные блоги компаний — например, Ozon Marketplace;
• аналитические агентства — они часто публикуют исследования потребительского поведения и другие полезные материалы;
• профессиональные блоги экспертов отрасли.

Чтобы быстро разобраться, что находится по ссылке или в файле, составляйте к ним короткие аннотации. Например: «Агентство прогнозирует тренды категории Х на ближайший год. Ключевой вывод: спрос на товары Y растёт, а на товары Z падает».

Книги, курсы и обучающие видео

Образовательные материалы лучше хранить отдельно от статей и аналитики. Раздел можно пополнять информацией, которая поможет развить профессиональные навыки, улучшить бизнес-процессы и обучить сотрудников.

Какие темы стоит включить:

• литература по управлению бизнесом — добавлять книги можно в виде списка на будущее или файлов, если издание уже куплено;
• маркетинговые пособия;
• руководства по финансам для предпринимателей;
• обучающие курсы — например, по работе с маркетплейсами, социальными сетями, копирайтингу;
• вебинары и мастер-классы по продажам — в виде ссылок на первоисточник или файлов, если видео можно сохранить.

Сопровождайте каждый материал небольшим конспектом с ключевыми идеями. Это поможет вспомнить, что полезного вы вынесли для бизнеса. 

Чек-листы и гайды

Практические инструкции помогают не упускать важные шаги в работе и реже ошибаться. А главное — файлами можно поделиться с сотрудниками, чтобы делегировать задачи или обучить новичка.

Какие чек-листы и гайды уместны в базе знаний:

• инструкции запуска новых товаров;
• планы по подготовке к сезонным акциям;
• алгоритмы оптимизации карточек товаров;
• методики работы с отзывами клиентов;
• пошаговые гайды по настройке рекламы.

Для удобства чек-листы и гайды можно распределить по папкам в зависимости от частоты использования: для регулярных задач, сезонных активностей и разовых процессов.

Шаблоны и финансовые расчёты

Готовые таблицы с формулами и шаблонные документы помогают ускорить расчёты и управлять ключевыми бизнес-процессами.

Что может входить в этот раздел:

• шаблоны для описаний товаров разных категорий;
• готовые формы для общения с клиентами;
• таблицы для расчёта себестоимости и маржинальности;

• калькуляторы юнит-экономики;
• инструменты для анализа эффективности рекламных кампаний;
• формы для отслеживания ключевых показателей бизнеса.

Лайфхаки и полезные сервисы

В этом разделе можно собирать инструменты и практические советы, которые помогают облегчить «операционку».

Какие ресурсы могут быть полезны:

• планировщики задач;
• полезные Telegram-каналы и чат-боты;

• профессиональные чаты и сообщества;
• инструменты аналитики и мониторинга;
• сервисы для автоматизации рутинных задач;
• приложения для организации рабочего процесса.

Контакты и связи

В базе знаний удобно хранить структурированный справочник деловых контактов с подробной информацией.

Что здесь фиксировать:

• контакты сотрудников и партнёров;
• данные поставщиков и подрядчиков;
• информацию о специалистах (фотографы, копирайтеры);
• заметки о предыдущем опыте сотрудничества;
• особенности работы с каждым контактом.

Где хранить личную базу знаний

Чтобы создать базу знаний, можно использовать платные и бесплатные платформы с разным набором опций. Рассмотрим самые популярные варианты, доступные в России.

Онлайн-документы

Например, Google Документы, Таблицы и Диск или его аналоги. Для удобства основой базы данных может служить онлайн-документ с оглавлением — со ссылками на все ключевые разделы с материалами. С первой «домашней страницы» можно попасть в другие разделы базы знаний — например, «Маркетинг», «Логистика», «Финансы». А внутри могут быть такие же документы с оглавлением, отдельными папками и файлами.

Пользователи могут:

• составлять документы с подробным форматированием (настраивать заголовки и подзаголовки, размер, цвет, тип шрифта);
• организовывать материалы в систему папок и подпапок;
• настраивать права доступа для разных участников команды;
• использовать перекрёстные ссылки между документами;
• работать над материалами совместно с коллегами в онлайн-режиме;
• искать информацию по всему содержимому документов;
• получать доступ к базе с любого устройства через браузер или приложение.

Telegram

В Telegram можно не только обмениваться сообщениями, но и организовать личную базу знаний. Например, отправлять полезные материалы в «Избранное» или личный закрытый канал, где публиковать и читать материалы сможете только вы. Все файлы будут храниться в облаке и не займут места на устройстве. Однако есть ограничение: размер отдельного файла не должен превышать 2 Гб (или 4 Гб для Premium-подписчиков).

Чтобы не запутаться в базе знаний, для навигации используйте кликабельные хештеги — они пишутся через «#». Например, «#расчёты» — для формул, «#идеи» — для заметок, «#инструкции» — для гайдов. Чтобы всегда иметь доступ к списку своих тегов, закрепите его в верхней части чата.

Пользователи могут:

• сохранять файлы и писать заметки в личном чате или канале;
• упорядочивать информацию с помощью папок и хештегов;
• использовать чат-боты — например, настроить бота, который будет напоминать о задачах, собирать ежедневные заметки или автоматически сохранять важные сообщения по ключевым словам;
• настраивать напоминания и отложенные сообщения;
• читать экспертные каналы и пересылать оттуда материалы в личный архив;
• иметь доступ к информации с любого устройства.

Strive

Помимо базы знаний, платформа позволяет управлять задачами. Можно перенести информацию из других сервисов — например, из Notion, Trello и Jira.

Пользователи могут:

• создавать канбан-доски, чтобы задачи были перед глазами;
• фиксировать важную информацию в заметках;
• составлять структурированную базу данных с документацией;
• интегрировать сторонние сервисы — документы Google и макеты Figma;
• назначать ответственных и контролировать статусы задач.

Teamly

Входит в реестр российского ПО, подходит для совместной работы. Главное преимущество платформы — схожесть с Notion и возможность перенести оттуда свои наработки. Также в Teamly есть умный поиск на базе ИИ, который быстро находит то, что вам нужно.

Obsidian

Приложение с помощью графа показывает связи между заметками: где из них есть ссылки на другие. Если рассматривать пересечения, в голову могут приходить интересные идеи. 

Obsidian хранит все данные локально на устройстве, поэтому доступ к базе знаний возможен без подключения к интернету.

Пользователи могут:

• добавлять и распределять по группам заметки;
• визуализировать связи в виде графа;
• управлять проектами и задачами;
• расширять функциональность с помощью плагинов;
• использовать теги и перекрёстные ссылки между заметками;
• работать полностью автономно, без подключения к интернету.

Yonote

Входит в реестр российского ПО. Работает как хранилище и планировщик, умеет визуализировать информацию. Хранить данные можно либо на личном устройстве, либо в облаке. В платных тарифах есть ИИ-помощник.

Пользователи могут:

• работать с канбан-досками;
• делать бесконечные доски с разнообразным визуальным контентом, как в Miro;
• планировать задачи в календаре;
• подключать другие сервисы (Figma, Google Документы, Telegram).

Как организовать информацию в базе знаний 

Создать базу знаний — только половина дела. Чтобы она действительно приносила пользу, нужно грамотно структурировать информацию. Придерживайтесь нескольких правил:

• Сохраняйте только важное. Не превращайте базу знаний в цифровую свалку. Прежде чем что-то добавить, задайте себе вопрос: «Понадобится ли эта информация в будущем?» Если сомневаетесь — лучше пропустите.
• Фильтруйте контент. Удаляйте из материалов «воду», чтобы информация легче воспринималась и не занимала лишнего места. Например, вместо рассуждений о том, как важно работать с обратной связью, лучше прописать конкретные действия: «Раз в неделю выписывать из отзывов частые жалобы и передавать их поставщику, чтобы он улучшил продукт».
• Храните базу данных автономно и создавайте резервные копии. Полезные онлайн-ресурсы лучше скачивать и сохранять локально. Сайт может закрыться, ссылка — устареть, а ваша база знаний останется в безопасности. Для надёжности стоит периодически создавать копию базы данных, например в облачном хранилище.
• Используйте универсальные форматы. Выбирайте файлы, которые открываются на любых устройствах без специализированного ПО. Например, вместо редактируемых PDF или специфичных форматов вроде .pages используйте .docx для документов, .xlsx для таблиц и .png или .jpg для изображений. 
• Давайте файлам понятные названия. Например, «Аналитика_продаж_июнь_2024.xlsx» гораздо информативнее, чем «Документ123.xlsx».
• Записывайте источники информации. Указывайте дату, ссылку и другие важные детали. Это поможет оценить актуальность данных.
• Регулярно обновляйте базу знаний. Раз в квартал проводите ревизию, удаляйте дубликаты и устаревшую информацию, объединяйте разрозненные документы по одной теме.

Что в итоге

Чтобы не тратить время на поиск нужной информации, каждому предпринимателю стоит создать личную базу знаний. Там можно собирать аналитику продаж, инструкции, контакты, обучающие материалы — всё, что может понадобиться для развития бизнеса.

Начните с малого — сохраняйте важные материалы, структурируйте их по темам, делайте заметки о своём опыте. 

Подписаться на сообщество в Telegram

Подписаться на сообщество в сети «ВКонтакте»