Четыре «дедовских» способа планировать дела, которые всё ещё работают

Зачем вообще что-либо планировать

Можно полагаться на интуицию, плыть по течению и надеяться, что всё как-нибудь само сложится. Но в реальности хаос в делах приводит к стрессу, а перегруженный мозг устаёт и начинает работать медленнее. 

• Планируя, вы оцениваете нагрузку, рассчитываете время и хотя бы приблизительно понимаете, сколько успеете. Это сводит на нет неопределённость и снижает тревогу.
• Когда всё чётко расписано, легче справляться с форс-мажорами. Вы словно двигаете шашки во время игры, жертвуя одними и защищая другие, — и делаете оптимальный выбор.
• Запланированные дела психологически сложно отложить «на потом». 
• Планирование снижает когнитивную нагрузку на мозг. Вам становится проще сосредоточиться, вы легче выполняете задачи и лучше фокусируетесь на своих долгорочных целях.
• Завершив запланированные задачи любым ритуалом, например, вычеркнув их из списка, вы получаете порцию дофамина — гормона радости. Это помогает поддерживать мотивацию и увеличивает продуктивность.

Карточки

По одной из версий, метод записи задач на отдельных бумажных карточках зародился в 18 веке, когда префект библиотеки в Вене разработал первый карточный каталог. По другой, идея принадлежит создателям концепции «бережливого производства» в компании Toyota. Они придумали способ управления проектами под названием канбан. Задачи выписывают на карточках и крепят на доску, а рабочий процесс виден всем. 

Почему способ работает

• задача находится перед глазами, не нужно волноваться о том, что вы о ней забудете;
• записи от руки позволяют чётче формулировать мысли, в работу включаются зрительная и мышечная память;
• вы фокусируетесь на одной задаче за раз. Это снижает когнитивную нагрузку, ускоряет мыслительный процесс и положительно влияет на результат.

Как использовать:

1. Записывайте каждую задачу на отдельную карточку.
2. Сортируйте карточки по категориям — например, по приоритету или типу работ: «административные», «творческие», «технические». Раскладывайте карточки по стопкам или крепите на доску.
3. Берите по одной карточке и выполняйте задачу, после чего откладывайте её в отдельную стопку.
4. Задачи удобно записывать на карточках разного цвета — так можно сразу маркировать их по срочности или типу.

Современные альтернативы:

• Kaiten (аналог Trello) — российский сервис для планирования дня. Позволяет создавать задачи, визуализировать их в виде карточек и назначать ответственных.
• Google Keep — можно создавать заметки, списки и собирать задачи в виде карточек.
• Buildin.ai (аналог Notion) — многофункциональный инструмент со встроенным ИИ. Можно создавать заметки и управлять задачами, используя виртуальные доски.
• Бумажные карточки с QR-кодами — чтобы дублировать задачи в цифре, но держать напоминание о них на виду. Коды будут вести на ваши файлы в электронном виде. Создать такую карточку можно в одном из бесплатных генераторов — например, тут.
• Телеграм-бот для задач, например, @personal_todobot. Можно записывать и организовывать задачи прямо в мессенджере, имитируя работу с карточками.

Ежедневник

Ещё в Древнем Риме люди вели записи о долгах и важных событиях в специальных книгах. Со временем журналы для записей видоизменились. Считается, что датированные ежедневники в том виде, каком мы знаем их сейчас, придумали в Италии в 17 веке. Тем не менее «книгам для записей» все ещё есть чем нас удивить. 

В 2015 году американский дизайнер Райдер Кэрролл усовершенствовал концепцию и создал буллет-джорнал (Bullet Journal) — он совмещает функции планировщика, финансовой книги, дневника и списка целей. Преимущество буллет-джорнала в том, что каждый может вести его удобным для себя способом.

Почему способ работает:

• записи от руки позволяют лучше запоминать задачи;
• ежедневник помогает структрировать задачи и привести мысли в порядок;
• планирование времени помогает разделить работу и отдых и не прокрастинировать;
• выполненные задачи можно вычёркивать из списка и чувствовать удовлетворение от проделанной работы.

Как использовать:

1. Заведите ежедневник и заполняйте его утром или вечером, записывайте важные задачи, планируйте встречи.
2. Можно готовить список без привязки к дате или разбивать задачи по конкретным дням. Например, «25 апреля: подать налоговую декларацию», «26 апреля: встретиться с другом».
3. Делайте пометки, например, выделяйте важные задачи маркером или пишите на полях идеи и мысли.
4. Можно разделить день на блоки: например, утро — активная работа над проектами, день — встречи, вечер — спорт, хобби и личные дела.

Современные альтернативы:

• Google Calendar — сервис для планирования дня и встреч, можно настроить напоминания и выделять задачи разными цветами.
• Microsoft Outlook Calendar — инструмент встроен в почту Outlook. Позволяет планировать встречи и создавать напоминания, а также сохранять идеи в заметках.
• Any.do — приложение для планирования. У него есть интеграция с календарём, можно создавать списки задач и событий.
• Аудиозаметки в телефоне — можно надиктовывать планы, а затем прослушивать записи в удобное время.
• Блокнот на планшете со стилусом — сочетает привычный формат рукописных записей с возможностью хранить всё в цифре.

Настольный или настенный календарь

Первые печатные календари появились в 15 веке, а в 20 веке издатели начали делать рядом с цифрами «окошки». Появилось место, чтобы планировать дела и обводить важные даты.

Почему способ работает:

• при записи срабатывает мышечная и зрительная память, вы лучше запоминаете задачи;
• актуальные даты и дела всегда перед глазами;
• снижается тревожность — перед вами наглядная картина дня, которой нужно следовать. 

Как использовать:

1. Выберите настольный или настенный календарь, в котором предусмотрено место для записей.
2. Помечайте задачи, привязанные к дате, в окошках календаря.
3. Используйте цветные маркеры, специальные символы, наклейки и стикеры, чтобы выделить срочные или важные задачи.
4. В конце недели вычеркивайте или закрашивайте даты, фиксируйте выполнение задач или переносите на другие дни то, что не успели сделать.

Современные альтернативы:

• Яндекс.Календарь — цифровой календарь, который можно синхронизировать с другими сервисами и ставить напоминания. 
• Evernote — инструмент для записей и планирования. Также можно создать календарь с напоминаниями.
• Электронная фоторамка с календарём — гаджет, который можно хранить на рабочем столе и настроить так, чтобы он отображал список задач. 
• Умная колонка — голосовой помощник, который запишет ваши планы, напомнит о встречах и поможет управлять расписанием.

Часы с маятником или песочные часы

«Метод помидора», или pomodoro, когда задачи выполняются в ограниченный таймером отрезок времени, был изобретен в 1980-е годы прошлого века. Чтобы «нарезать» время на интервалы, можно завести часы с маятником (если есть!) или использовать обычный кухонный таймер, а для быстрых дел — использовать песочные часы.

Почему способ работает:

• таймер вызывает небольшое психологическое напряжение. Он стимулирует работать быстрее и эффективнее — это закон Паркинсона в действии: «работа занимает всё отведённое для неё время»;
• легче избегать прокрастинации, временны́е отрезки кажутся короткими, а задачи — небольшими и выполнимыми;
• весь объём работы разделён на небольшие «порции», человек ощущает, что управляет нагрузкой. Это снижает уровень стресса;
• регулярные перерывы позволяют сохранять мотивацию и позитивный настрой; 
• предсказуемое переключение между задачей и отдыхом снижает когнитивную нагрузку. С каждым новым подходом продолжать проще, а усталость копится медленнее.

Как использовать:

1. Выберите задачу, которую можно выполнить за 25–30 минут, или ту, которую вы можете разбить на части.
2. Установите таймер и посвятите всё время до звонка работе. 
3. После сделайте перерыв на 5–10 минут.
4. Повторите 3–4 цикла и сделайте большой перерыв.

Современные альтернативы:

• Forest — таймер с элементами геймификации. Предлагает выращивать виртуальные деревья во время работы. Если отвлечься и открыть на смартфоне любое приложение раньше срока, дерево погибнет.
• Голосовые помощники — они могут служить таймером и напомнить о перерыве.
• Встроенный таймер в смартфоне — позволяет запускать обратный отсчёт и делить работу на временны́е отрезки.
• TimeFlip — физический гаджет в виде многогранника. Помогает отслеживать время, потраченное на разные задачи.

Прогресс меняет инструменты планирования, но принципы в их основе остаются прежними. Обратите внимание на старые методы организации дел, если вы устали от гаджетов и вам не хочется отвлекаться на внешние раздражители — сообщения, почту и всплывающие окна на компьютере.