Бестселлер

Всё про бизнес и жизнь с маркетплейсами

Инвентаризация: что это и зачем нужно бизнесу

Закупки и поставки
#Инструкция
Коробки на стеллажах

Если неправильно посчитать запасы, есть риск ошибочно выставить на продажу товар, которого нет в наличии, задержать доставку или закупить лишнее. Это приводит к недовольству клиентов и убыткам. Держать запасы под контролем помогает инвентаризация, но и она сама может затянуться или превратиться в хаос. Рассказываем, как провести проверку быстро и без проблем: когда её запланировать, какие документы нужны и как упростить процесс.

Что такое инвентаризация

Инвентаризация — это проверка состояния товаров, материалов, оборудования, которые есть в наличии, и сверка реальных остатков с тем, что учтено в бухгалтерских системах. Цель — определить точное количество и состояние имущества, выявить ошибки или потери, а также внести корректную информацию в отчётные документы.

Как много времени требуется на процедуру — зависит от того, сколько у бизнеса активов и как много людей смогут участвовать в инвентаризации. Например, малый и микробизнес, скорее всего, сможет провести проверку за несколько часов.

У продавца на маркетплейсе есть собственный склад, где помещается до 500 товарных позиций. Инвентаризацию будут проводить два человека. Подготовка — разделение зон проверки, подготовка списка товаров — займёт от 30 минут до часа. Фактическая проверка остатков товаров вручную — два-три часа, сверка с системой — поиск расхождений, пересчёт спорных позиций — ещё один-два часа. Заключительный отчёт будет готов ещё через 30 минут / час. Таким образом, бизнесу с таким объёмом товаров на инвентаризацию нужно заложить от четырёх до семи часов.

Что подлежит инвентаризации: 

  1. Основные средства: к ним относятся здания, оборудование, транспорт. 
  2. Материальные запасы: сырьё, горюче-смазочные материалы, расходные материалы.
  3. Готовая продукция и товары: 
  • продукция, которую компания произвела сама;
  • товары, которые бизнес закупил и перепродаёт.
  1. Финансовые активы:
  • наличные деньги в кассе;
  • ценные бумаги: акции, облигации, чеки и другие финансовые документы.

Зачем бизнес проводит инвентаризацию

Инвентаризация нужна, чтобы:

  • понимать, сколько товаров есть на складе, — это помогает рассчитать потенциальную прибыль и расходы. Предприниматель видит, сколько товара можно продать и сколько ещё необходимо закупить; 
  • находить пропавшие, перепутанные и некондиционные товары — испорченные при погрузке и хранении, товары без этикеток или штрихкодов, — чтобы избежать ошибок в учёте;
  • передавать материальную ответственность от одного работника другому — например, при увольнении, уходе в отпуск, переводе на другую должность;
  • предотвращать хищения: люди, работающие с товарами, с меньшей вероятностью решатся на кражу, если будут знать, что остатки регулярно проверяются;
  • готовиться к проверкам, если у вас юрлицо, и показывать, что бизнес работает честно. Речь о плановых и внеплановых выездных проверках со стороны налоговой, а также финансовых проверках со стороны банков-кредиторов и инвесторов.

Какая бывает инвентаризация:

По обязанностиПо периодичностиПо объёму
Обязательная — обязаны проводить ООО, АО и ПАОПлановая — регулярная проверка товаров и имуществаПолная — ревизия всех товаров и активов. Проходит обычно один-два раза в год
Добровольная — будет полезна для любой формы бизнеса, если он работает с материальными ценностями (товары, сырьё и др.)Внеплановая — проводится в случае краж, чрезвычайных ситуаций, а также при смене ответственных лиц. Проходит не по графику, а по решению руководства или проверяющихВыборочная — проверка отдельных категорий товаров или определённой группы. Проходит по заранее установленному графику. Обычно несколько раз в год
Повторная — проводится после обязательной или добровольной проверки, если выявлены расхождения, ошибки в учёте или подозрения на потериПо необходимости — может проходить несколько раз в год. Назначается в случае подозрений на недостачи, порчу товаров, ошибки учёта. Проходит в ответ на конкретные обстоятельстваЦелевая — в проверке может участвовать конкретный склад, группа товаров, кассовых остатков или расчётов с поставщиками. Проверка проходит при необходимости, конкретного графика нет
 Внезапная — сотрудникам о ней не сообщают. Проводится, чтобы зафиксировать реальное состояние запасов и предотвратить злоупотребления 

В этом материале мы подробнее остановимся на процессе инвентаризации товаров и готовой продукции. 

Кому нужна инвентаризация

Согласно законодательству РФ, юридические лица обязаны проводить инвентаризацию не реже раза в год, обычно перед подготовкой годовой бухгалтерской отчётности.

Отчитываться по итогам инвентаризации перед налоговыми и надзорными органами не нужно, однако результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерской отчётности. Если их не будет, для сотрудников налоговой это может стать поводом внимательнее изучить документы и при нестыковках наложить штраф. Например, за искажение бухгалтерской отчётности придётся заплатить 5000–10 000 ₽.

Индивидуальные предприниматели и самозанятые могут проводить инвентаризацию по собственному желанию и при необходимости, но отчитываться ни перед кем не обязаны. Документы в этом случае не обязательно составлять по строгой форме.

Алексей зарегистрировался как ИП и начал продавать аксессуары для смартфонов на маркетплейсе. Он выбрал модель работы realFBS, при которой товар хранится на складе у продавца. В последние дни поступило много заказов, а Алексей обнаружил, что товара в наличии меньше, чем он предполагал. Предприниматель решил провести инвентаризацию, чтобы разобраться.

Как провести инвентаризацию

Процесс требует подготовки, внимания к деталям и соблюдения определённых правил. Рассмотрим основные этапы инвентаризации.

Подготовка

  1. Выберите подходящий момент. Что следует учитывать:
  • фазы бизнес-цикла. Юрлица обычно проводят инвентаризацию в конце отчётных периодов (квартала или года), чтобы точно отразить остатки для финансовой отчётности. ИП и самозанятые могут выбрать удобные для себя даты;

Может быть интересно

Когда платить налоги, перечислять взносы и подавать декларации в 2025 году

Прочитать

  • сезонные колебания. Не проводите инвентаризацию в период высокой загрузки, например в праздники или во время распродаж. Если горячий сезон выпадает на конец отчётного периода — отталкивайтесь от своего правового статуса;
  • деловую активность. Планируйте ревизию в момент, когда деловая активность на минимуме, — например, в конце рабочего дня, ночью или в выходные, чтобы избежать перебоев в работе и упущенной прибыли. 

Продавцы на маркетплейсе могут запланировать инвентаризацию на часы, когда заказов обычно мало.

​Инвентаризация имущества владельца ПВЗ должна проходить так, чтобы не мешать работе точки: выдаче заказов, приёму новых поставок и отправке возвратов. Оптимально планировать её на конец рабочего дня или в периоды низкого потока клиентов.

  1. Определите участников и предупредите их заранее.

Если на складе от 500 до 2000 позиций, желательно вовлечь в процесс пять человек или больше. В бизнесе поменьше с инвентаризацией справятся один-два человека. 

ИП или самозанятый может провести инвентаризацию самостоятельно. В этом случае придётся одновременно подсчитывать товары, проверять данные, оформлять документы. Если у ИП есть наёмные сотрудники, их можно подключить к процессу.

Закон не регламентирует, за сколько дней нужно предупреждать участников о предстоящей инвентаризации. Предприниматели могут определить срок самостоятельно и закрепить дату во внутренних документах. 

Может быть интересно

Как нанять первого сотрудника: чек-лист предпринимателя

Прочитать

Кто участвует в инвентаризации

РольЧто делаютОсобенности для малого и микробизнеса
РуководительОрганизует работу, издаёт приказ на инвентаризацию, назначает ответственных и контролирует процессОрганизацию и контроль может взять на себя владелец бизнеса
Ответственные за инвентаризациюСопровождают комиссию, помогают найти нужный товар. Обычно это «материально ответственные лица», например кладовщики. Обязанность участвовать в инвентаризации закреплена в должностной инструкции 

 

 

 

 

 

 

 

Все роли может выполнять один человек

Рабочая комиссияОбычно состоит из трёх человек, включая руководителей подразделений, бухгалтеров и других специалистов. Члены комиссии могут меняться, однако ими не могут быть сотрудники, которые несут материальную ответственность
Бухгалтеры и финансовые специалистыСледят за точностью учёта и соответствием финансовых данных. Готовят и оформляют инвентаризационные описи и акты
  1. Издайте приказ по форме ИНВ-22. Это документ, который утверждает инвентаризацию и назначает ответственных лиц. Он обязателен для ООО, АО, ПАО. Руководитель (или лицо по доверенности) подписывает документ.
  2. Создайте перечень/опись товаров для проверки по форме ИНВ-3. Это основной документ, где зафиксированы фактические остатки товаров и материалов. Для этого выгрузите из своей учётной системы данные по остаткам, а затем внесите их в опись. Если в инвентаризации участвуют несколько человек, то опись будет нужна в двух экземплярах: одна группа будет считать, вторая — сверять. Для первой группы колонку с остатками в описи нужно удалить, чтобы результаты невозможно было подтасовать. 
  3. Составьте план инвентаризации. Определите, какие группы будете считать в первую очередь, вторую и далее. 
  4. Ограничьте приёмку и отгрузку товаров, которые необходимо посчитать. В случае если товары будут поступать, а продукция отгружаться, результаты инвентаризации будут некорректными.

Подсчёт

  1. Считайте каждый товар, отмечайте его в описи. В случае расхождений вносите исправления. 
  2. Если вы торгуете весовыми товарами, например орехами и сухофруктами, их необходимо взвешивать, а на следующем этапе — при сверке — учитывать нормы естественной убыли. Это неизбежные потери товара или материалов, которые возникают при хранении, транспортировке и продаже. Они не связаны с ошибками или хищениями и происходят по естественным причинам, например из-за высыхания или механических повреждений.
  3. Когда документы заполнены, их должны подписать члены комиссии и сотрудники, которые считали товары.

Чтобы ускорить процесс, используйте мобильные приложения для сканирования и фиксации данных.

Сверка

  1. Сравните, сколько товаров у вас по факту и сколько числится в учёте — по количеству, весу и состоянию. Все расхождения нужно внести в сличительную ведомость по форме ИНВ-19.
  2. Для разных ситуаций есть свои формы: 
  • ИНВ-6 — если товар ещё идёт к вам от поставщика;
  • ИНВ-5 — если товар находится на другом складе;
  • ТОРГ-15 — если товар повреждён или испорчен, и так далее. 

Придерживаться бухгалтерских стандартов обязаны только юридические лица. ИП и самозанятые могут фиксировать результаты так, как им удобно.

Что делать, если инвентаризация выявила проблемы.

ПроблемаПричиныЧто делать
Недостача: товара меньше, чем должно быть

ошиблись при приёмке или выдаче;

человеческий фактор: произошла путаница, неправильно отсканировали товар;

товар украли;

товар повредился или его списали и не зафиксировали в документах

провести повторный пересчёт;

проверить товарные накладные;

осмотреть склад или ПВЗ, убедиться, что проверили все места хранения;

оценить риск хищения — проверить камеры, доступ к товарам;

в случае вины сотрудников — взыскать ущерб, при других причинах — списать на убытки

Излишки: товара больше, чем должно быть

ошиблись в приёмке — приняли больше товара;

некорректно учли возвраты;

ошиблись при списании или перемещении

проверить накладные и реестры поставок;

перепроверить возвраты;

внести корректировки в систему учёта;

связаться с поставщиком или маркетплейсом, если товар отгружен по ошибке

Пересортица: неверное распределение товаров

ошиблись при размещении товара на складе или в ПВЗ;

перепутали ценники, штрихкоды или упаковки;

сотрудники ошиблись при выдаче заказов

найти реальное место хранения товаров;

проверить, какие заказы или поставки могли быть оформлены неверно;

исправить записи в системе учёта, обновить маркировку;

провести разъяснительную работу с персоналом

Ошибки в документах

ошиблись, когда вносили данные в систему;

неправильно оформили накладные или акты;

произошёл сбой в интеграции учётных систем

сверить данные учёта с реальным запасом товара;

запросить корректные документы у поставщика;

проверить настройки системы учёта;

исправить записи и сообщить ответственным сотрудникам

При инвентаризации Алексей выявил небольшую пересортицу товара. Оказалось, что при отправке перепутались артикулы, и вместо одной модели на складе была другая. Также предприниматель пересмотрел процесс размещения продукции:
 

  • придумал раздельное хранение похожих товаров, чтобы избежать ошибок при отгрузке;
  • добавил маркировку полок, чтобы исключить путаницу при сборке;
  • решил проводить инвентаризацию чаще.

Итоги

  1. Занесите итоги инвентаризации в ведомости по формам ИНВ-24 и ИНВ-26. Первый документ — акт о том, что результаты проверки достоверны, второй составляется, если обнаружены несоответствия между учётом и фактическими данными.
  2. Проанализируйте потери или пересортицу.
  3. Составьте приказ о результатах, укажите в нём расхождения и их причины.
  4. Внесите корректировки в учётные системы и базы данных, чтобы они отражали реальное состояние товара на складе. Недостачу обычно списывают на разные причины — например, бухгалтерские ошибки. Излишки вносят в списки.
  5. Храните описи и акты после инвентаризации в течение пяти лет, если у вас ООО, АО или ПАО. Документы нужны в двух экземплярах. Один комплект хранится у сотрудника, который отвечает за сохранность товаров, другой — в архивах бухгалтерии.

Для владельцев пунктов выдачи заказов и продавцов на маркетплейсах, которые работают как ООО, список документов зависит от специфики деятельности и масштабов бизнеса. Обязательными остаются приказ об инвентаризации, опись и акт о расхождениях; остальные — на усмотрение собственника и человека, который ведёт бухгалтерию.

Как улучшить учёт и хранение товаров

Рассмотрим, что можно сделать, чтобы упростить и ускорить инвентаризацию, а также минимизировать число ошибок.

  • Внедряйте штрихкодирование — это ускорит приёмку, отгрузку и проверку товара. Для этого генерируйте штрихкоды в платных или бесплатных сервисах. Затем печатайте их, наклеивайте на товары и сканируйте при каждой коммерческой операции — приёмке, отгрузке, перемещении между складами.

Штрихкоды на товары обязательны для продавцов Ozon, которые работают по схемам FBO и FBS, то есть когда доставкой товара занимается маркетплейс. Сгенерировать их можно в личном кабинете.

  • Скачайте мобильное приложение, чтобы быстро сканировать штрихкоды с помощью камеры смартфона.
  • Привлекайте помощников для подсчёта товаров, чтобы ускорить процесс.
  • Оптимизируйте складское пространство: создайте удобные зоны хранения и маршруты перемещения товаров.
  • Проводите инвентаризацию регулярно, чтобы ошибки в учёте не успевали накапливаться.
  • Ведите учёт в одном сервисе, чтобы избежать путаницы в документах.
  • Обучайте персонал: объясните, как правильно работать с учётными системами, чтобы сократить ошибки.
  • Фиксируйте все операции в момент их проведения, чтобы не запутаться в учёте.

Алексей зарегистрировался в недорогой складской системе, которая синхронизируется с маркетплейсом. Он настроил автоматическое обновление остатков, чтобы избежать ошибок. Кроме того, внедрил чек-листы для проверки товаров перед каждой отгрузкой. Спустя несколько недель работы количество ошибок и жалоб от клиентов сократилось. Теперь Алексей точно знает, сколько товара у него в наличии.

Подпишитесь на наши сообщества в сети «ВКонтакте» и в Telegram, чтобы знать всё о бизнесе на Ozon, быть в курсе новостей для предпринимателей и получать полезные лайфхаки для работы и жизни.

Подписаться на сообщество в Telegram

Подписаться на сообщество в сети «ВКонтакте»

Поделиться:

Содержание статьи

  • Что такое инвентаризация

  • Зачем бизнес проводит инвентаризацию

  • Кому нужна инвентаризация

  • Как провести инвентаризацию

  • Как улучшить учёт и хранение товаров

Елена Тимофеева

Елена Тимофеева

автор «Бестселлера»

#Инструкция #Документы #Правила работы

Поделиться:

Читать также