Как доводить дела до конца

Почему мы не доводим начатое до конца

Для того чтобы двигаться вперёд, важно не только запланировать изменения и сделать первый шаг, но и довести задуманное до конца. На практике дела часто зависают на середине — как правило, по одной из четырёх причин.

Причина 1. Излишний перфекционизм

Можно поставить себе цель собрать идеальную команду, которая будет заниматься масштабными закупками и поставками, и, пока её нет, не открывать продажи. А можно начать с небольшого ассортимента и постепенно искать сотрудников, которые помогут вырастить бизнес.

Важно помнить, что достичь совершенства невозможно, а просто хорошо или приемлемо сделанная работа лучше, чем совсем не сделанная.

Причина 2. Недостаточно чёткий план

Если намечается большая работа, взяться за дело нелегко. А если в процессе выясняются новые подробности и задач становится ещё больше, можно не прийти к финалу никогда.

Поэтому важно заранее составить план работ, разделить их на этапы, определиться со сроками и критериями, по которым вы будете оценивать результаты. Завершая каждый этап, вы будете получать дополнительную мотивацию, и это поможет пройти весь путь до конца. 

Причина 3. Прокрастинация

Прокрастинация ― не обычная лень: так мозг пытается защититься от предстоящего стресса, сложностей и негативных эмоций. 

Чтобы предотвратить прокрастинацию, полезно тренировать мозг и прокачивать сострадание к самому себе. А если нужно действовать быстро, поможет:

• выполнять самые важные дела первыми;
• поделиться своими планами с окружающими;
• чередовать работу и отдых в течение дня;
• пообещать себе вознаграждение за решённую задачу.

Причина 4. Перегруз

Предпринимателям приходится уделять внимание множеству процессов, например следить за заказами, обновлять ассортимент, общаться с клиентами. Поэтому часто продавцы чувствуют, что перегружены, и бросают начатое из-за усталости и выгорания. Да и сама по себе многозадачность мешает сконцентрироваться, из-за этого падает продуктивность.

Делите задачи на главные и второстепенные. Разберитесь, что требует вашего личного участия, а что можно делегировать. Только так получится справиться со всеми делами и растить бизнес.

10 советов, которые помогут завершать дела

Иногда, чтобы изменить подход к зависшим задачам, нужно освоить новые инструменты, иногда — поработать с мышлением. Поэтому мы разделили советы на два блока: менеджерские трюки и психологические лайфхаки.

Менеджерские техники

1. Дробите большие задачи на маленькие

Если перед вами масштабная цель, постарайтесь разбить её на небольшие шаги. Часто результат можно увидеть уже на промежуточных этапах — это мотивирует продолжить работу.

2. Ведите учёт целей и задач, чтобы реалистично оценивать ситуацию 

Не так важно, используете ли вы таск-трекер, планируете дела на бумаге или в электронном документе.

Если речь идёт о большом проекте, имеет смысл разделить его на задачи, назначить ответственных, указать сроки и не забыть заложить собственное время на проверку и организацию всей работы. 

А чтобы справляться с текучкой, стоит ввести личное планирование. В пятницу или понедельник составьте список дел на неделю и пропишите, сколько займёт каждое из них — от 10 минут до нескольких дней. То же самое удобно делать каждое утро с задачами на день. Так вы разгрузите память, освободите голову от этой информации и сможете оценить свою реальную загрузку.

3. Используйте техники тайм-менеджмента, чтобы держать фокус

Один из популярных методов, который помогает победить прокрастинацию, — техника Pomodoro: установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь только на одной задаче. Например, посвятите это время исключительно ответам на накопившиеся отзывы. 25 минут — не так много, но и не мало: сами не заметите, как вольётесь в работу.

4. Определите главное, чтобы меньше суетиться 

Не все задачи одинаково важны. Пристально изучите список и задайте себе два вопроса: какой результат я получу, выполнив эту задачу? Можно ли её вообще не делать? Есть ли у неё дедлайн? Это поможет расставить приоритеты и рассортировать дела по матрице Эйзенхауэра на «срочные», «важные», «несрочные» и «неважные».

Несрочные и неважные дела можно удалить из своего списка, а за важные и срочные нужно взяться прямо сейчас. Как правило, если задача напрямую влияет на продажи, она попадает в разряд важных и срочных. Дело с таким статусом уже сложно игнорировать и оставлять на потом.

5. Делегируйте, чтобы не выгорать 

Бизнес, в котором всё завязано только на одном человеке, не сможет расти. Если все, даже самые мелкие решения принимает руководитель, он становится «бутылочным горлышком» для изменений.

Подумайте, какие дела вы можете передать подрядчикам или сотрудникам. Чему можно научить ассистента, чтобы освободить время для стратегических задач. Какие части зависшего дела может выполнить кто-то кроме вас, чтобы сдвинуть его с мёртвой точки.

Психологические лайфхаки 

1. Завершайте задачи на 80% идеальности 

Перфекционизм может стать врагом эффективности. Часто лучше сделать достаточно хорошо, чем стремиться к совершенству и тратить драгоценное время.

2. Сфокусируйтесь на прогрессе, чтобы поддерживать мотивацию 

Отслеживайте, что уже сделано, зачёркивайте выполненные задачи или записывайте, каких результатов удалось достичь на промежуточных этапах. Это помогает поддерживать позитивный настрой и доводить большие проекты до конца.

3. Следуйте правилу пяти минут, чтобы не копить мелкие дела

Если на дело требуется не более пяти минут, выполните его незамедлительно. Например, за это время можно ответить поставщику, запланировать встречу или настроить доступ сотруднику в Ozon Seller.

4. Сделайте самое сложное в начале

Ожидание неприятного или сложного дела само по себе вызывает усталость. Попробуйте взять за правило начинать день с самых трудных и важных задач. Зависших дел автоматически станет меньше, а остаток дня пройдёт на подъёме. 

5. Поставьте себе предварительный дедлайн

Искусственно ограничьте себя по времени: устанавливайте более ранние дедлайны для себя. Например, если у вас есть неделя на обновление карточек товаров, скажите себе, что работу нужно закончить через два дня. Это поможет избежать бесконечных улучшений, сконцентрироваться на деле, а ещё освободит время на другие дела или отдых. 

Бросать дела тоже можно, а иногда даже нужно

В бизнесе, как и в других сферах жизни, важно понимать, что приносит результат и радость, а что только забирает силы и время. Так, если товар давно не пользуется спросом, возможно, не стоит пытаться вернуть интерес покупателей: лучше снизить цену, распродать стоки и сосредоточиться на более успешных продуктах. Порой всё, что нужно сделать с забуксовавшим проектом, — это отказаться от него.