Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)

Зачем нужна МЧД

Посмотрим на примере. Компания Михаила производит джут ― межвенцовый утеплитель для деревянных домов. Большую часть времени Михаил контролирует работу цеха и общается с заказчиками и поставщиками. У него нет времени заниматься отчётностью и электронными документами, эту заботу он доверяет внештатному бухгалтеру Ирине.

Ирина ведёт всю электронную документацию, которую оформляет компания Михаила. Представим, что срок её электронной подписи сотрудника закончился 30 августа 2023 года. С 1 сентября компания Михаила не сможет выпустить ей такую же подпись, вместо неё Ирине нужно сделать электронную подпись физлица и машиночитаемую доверенность.

Вот что нужно сделать Михаилу как гендиректору компании:

1. Получить электронную подпись для себя в удостоверяющем центре налоговой бесплатно, если её ещё нет.
2. Выпустить подписи физлиц для сотрудников в одном из аккредитованных центров. Как правило, за свой счёт.
3. Сделать доверенности (МЧД) в сервисе электронного документооборота (ЭДО), которым пользуются в его компании, или на сайте налоговой.
4. Подписать МЧД своей усиленной квалифицированной электронной подписью. 

Первые три шага может сделать сотрудник бухгалтерии или юротдела компании, а четвёртый — только гендиректор, который указан в выписке ЕГРЮЛ.

Что содержит МЧД

• Информацию об организации-доверителе и представителе, который работает с электронными документами, а также о том, какие документы имеет право подписывать этот сотрудник. 
• Сведения о передаваемых полномочиях ― для этого используют коды из справочника ведения полномочий или прописанные прямым текстом полномочия.
• Срок действия доверенности и возможность передоверия.

Однажды созданную машиночитаемую доверенность используют, чтобы подписывать разные электронные документы ― счета и договоры, декларации по УСН, сверки с бюджетом, подтверждения о том, что требования налоговой получены, и для ответа на них.  

Какие МЧД бывают 

Для обмена документами с государственными органами и между компаниями используют разные формы доверенностей. Например, ФНС и ФПСС уже сформировали свою базовую форму доверенности. Прочие государственные и муниципальные системы, в которые бухгалтер будет загружать документы, например ФСРАР и другие, могут также установить свою форму МЧД — такое право у них есть. Лучше всего перед подписанием любых документов уточнять этот момент на сайте госоргана или в сервисе сдачи отчётности, которым пользуется ваша компания. 

Чтобы обмениваться документами между компаниями, а не с государственными службами, нужно использовать универсальный формат, разработанный налоговой. 

Как правило, сервисы по созданию МЧД одновременно являются и местами хранения доверенностей: это может быть оператор ЭДО или сайт ФНС. По закону каждый сервис сам решает, где хранить МЧД: например, некоторые отправляют доверенности в ЕСИА («Госуслуги»). 

Полный список информационных систем, в которых возможно хранение МЧД, указан в Постановлениях Правительства РФ № 223 и № 224 от 21.02.2022. Проверить машиночитаемую доверенность можно на сайте ФНС. 

Как оформить МЧД

Чтобы оформить МЧД, нужно:

1. Получить КЭП. Это делает сотрудник, на имя которого будет оформлена МЧД.

2. Создать МЧД одним из способов:

• на портале ФНС; 
• в сервисе электронного документооборота компании, поддерживающем МЧД;
• в личном кабинете компании на сайте «Госуслуги» или соответствующего госоргана, например ФПСС;
• в специализированном сервисе (такие есть практически у каждого оператора ЭДО или сервиса по сдачи отчётности). 

3. Подписать МЧД электронной подписью (КЭП) руководителя компании.

Нужно ли немедленно оформлять МЧД

Для обмена документами между компаниями переходный период, когда ещё можно использовать ранее выпущенные электронные подписи сотрудника без МЧД, действует до 31 августа 2024 года. Можно пользоваться сертификатами квалифицированной электронной подписи (КЭП) на сотрудников с указанием их Ф. И. О. и данных юрлица до истечения срока их действия, но получить новые будет нельзя ― с 1 сентября 2023 года их не выпускают.

Что касается работы с госорганами, то большинство ведомств, куда регулярно нужно сдавать отчётность, — ФНС, ФПСС, Росстат — уже утвердили свою форму МЧД, опубликовали на сайте и передали в популярные сервисы сдачи отчётности. Но есть госорганы, которые требуют подписывать документы только в личных кабинетах на портале ведомства, например Росаккредитация, Роструд. В таком случае нужно заранее уточнить на сайте или у представителя, как лучше оформить доверенность: кто-то может позволить загрузить ранее созданную МЧД, а у кого-то есть свой конструктор МЧД на сайте.