Что такое электронная подпись

Любой человек может выпустить одну или несколько электронных подписей: можно пользоваться одновременно всеми видами ЭП. Например, использовать неквалифицированную для подписи документов внутри компании, а квалифицированную для оформления личных документов.

В программах электронного документооборота не всегда можно понять, какую подпись использовал контрагент: НЭП или КЭП. Создатели сервисов ЭДО сами решают, ставить ли отметку об уровне защиты на подписанном документе. Но при заключении договора об электронном документообороте все контрагенты получают сертификат ЭП, где прописано, квалифицированная подпись или нет.

Простая ЭП: физлицам для интернет-сервисов

Отдельно оформлять простую электронную подпись не нужно. Она представляет собой коды из сообщений для подтверждения операций, логин и пароль на сайтах, например на «Госуслугах» или на внутренних корпоративных порталах. Она подходит:

• для оформления страховки;
• получения услуг в государственных и муниципальных органах;
• банковских транзакций;
• электронного документооборота, если участники заключили документ о признании в бумажном формате.

Такая подпись только подтверждает авторство, но не защищает документ — после подписания одна из сторон его может менять. Кроме того, её легко подделать: личный кабинет могут взломать мошенники.

Простая подпись может заменить собственноручную, если участники ЭДО заключат соглашение между собой или если в их случае действует нормативно-правовой акт, который закрепляет равнозначность ПЭП и реальной подписи на отдельной площадке.

Неквалифицированная ЭП: для электронного документооборота (ЭДО)

В отличие от простой подписи неквалифицированная надёжнее. Она уникальна, её невозможно подделать. Неквалифицированная ЭП подтверждает, что документ подписан конкретным человеком и с тех пор не переписывался. Подходит:

• для Федеральной налоговой службы (ФНС) — сервис nalog.ru выдаёт неквалифицированную подпись для работы внутри портала;
• электронного документооборота внутри компании или с контрагентами, если заранее заключить соглашение о правилах использования неквалифицированной ЭП;
• оформления дистанционных сотрудников.

Неквалифицированная ЭП не равнозначна рукописной, потому что для подписания документов требуется дополнительное соглашение с другими участниками документооборота. Получить подпись можно:

• в сервисе, где требуется потом подписывать документы;
• в компании, которая использует её для ЭДО — например, это может быть логин и пароль от личного кабинета корпоративного портала;
• в удостоверяющем центре на токене, то есть защищённом носителе, похожем на флешку. Такой центр можно найти в интернете.

В удостоверяющем центре выдают два ключа подписи: закрытый и открытый. Закрытый владелец хранит у себя и использует для генерации подписей к конкретным документам. Разглашать данные о ключе и пин-коде нельзя. Открытый доступен всем контрагентам: его используют, чтобы проверить подлинность ЭП.

Квалифицированная ЭП: для любых онлайн-документов и маркетплейсов

Квалифицированная подпись — самая надёжная, по юридической силе она приравнивается к рукописной: для её создания используется более сложная система шифрования и защиты. Программы шифрования аккредитует государство, как и центры, в которых КЭП можно получить. Аккредитованные удостоверяющие центры можно посмотреть на сайте Министерства цифрового развития.

КЭП записывается на защищённый цифровой носитель (токен) в виде USB-флешки: Рутокен или eToken. Обычно его можно купить в том же удостоверяющем центре.

С помощью КЭП подписывают любые документы в интернете без дополнительного соглашения. Например, отчёты для сдачи в госорганы, исковое заявление, тендеры для госзакупок и другие. Срок действия квалифицированной подписи — год, потом нужно обновлять сертификат.

Чтобы подписать документы, нужно вставить токен в компьютер. В программе, которую рекомендует удостоверяющий центр, открыть документ и нажать кнопку «Подписать». Иногда нужно ввести пароль, который выдают вместе с подписью. 

ЭП может понадобиться на маркетплейсах. Например, на Ozon нужна:

• простая ЭП, чтобы сформировать акт приёма-передачи. Для этого в личном кабинете достаточно создать акт, и он будет считаться подписанным простой цифровой подписью;
• квалифицированная ЭП, чтобы подключить электронный документооборот. ЭДО нужен при размещении некоторых товаров на складах Ozon. При размещении на своих складах ЭДО не требуется.