Что такое ЭДО и как его подключить

Преимущества использования ЭДО

• Документы приходят мгновенно. Для ЭДО неважно, в каком регионе находятся контрагенты: если отправить УПД-2 на третий день после согласования акта приёма в 23 часа 40 минут, он будет доставлен в Ozon ровно в это же время. Без ЭДО для этого пришлось бы искать почту, которая работает круглосуточно и умеет телепортировать корреспонденцию.
• Загруженный в систему ЭДО документ не потеряется. Его всегда можно найти по названию, реквизитам или контрагенту. Для поиска прошлогоднего договора достаточно написать в строке поиска ИНН контрагента или реквизиты договора, а не листать скоросшиватель или почту с прошлогодними документами, заглядывая в каждый файл.
• Документы, которые подписаны цифровой подписью, имеют такую же юридическую силу, как и документы, которые подписаны на бумаге. Кроме юридической силы документов, ЭДО также фиксирует сроки отправки и получения каждого документа. В случае разногласий с контрагентом легко поднять всю историю взаимоотношений и доказать свою правоту в суде.
• В документ, который подписан цифровой подписью, нельзя дописать несогласованные условия или реквизиты. Бывает так, что в договоре у поставщика ручкой вписан срок отгрузки 10 дней, а у покупателя — 5 дней. Использование электронного документооборота полностью исключает такие ситуации.
• ЭДО помогает экономить время и расходы на канцелярию и почту. Средняя стоимость отправки одного заказного письма по России — 59 рублей, а при отправке документа по ЭДО — 8 рублей. 

Как настроить работу с ЭДО

Использование ЭДО упрощает ведение собственного дела и помогает сократить расходы и время на печать и отправку бумажных документов. 

Например, в Ozon с помощью электронного документооборота можно создавать заявки на поставку товаров, получать закрывающие документы и документы по возврата.

Подробнее об ЭДО на Ozon

Как подключиться к оператору ЭДО

Электронный документооборот работает с помощью специальных онлайн-сервисов — операторов ЭДО. Наиболее популярные системы: «Контур.Диадок», «СФЕРА.Курьер» («СберКорус») и «СБИС». Во всех сервисах ЭДО можно:

• создавать, отправлять и получать электронные документы;
• отслеживать статус подписания бумаг;
• видеть всю историю согласования документа. 

Ozon напрямую работает с двумя операторами ЭДО: «СФЕРА.Курьер» и «Контур.Диадок». В таблице сравнили стоимость и сроки подключения в этих системах:

*Тарифы доступны только для продавцов Ozon при оформлении заявки из личного кабинета.

Как получить электронную цифровую подпись (ЭЦП)

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это способ подтвердить, что после того, как вы подписали документ, он никем не менялся. Для этого каждому файлу присваивается специальный код. Этот код — гарантия того, что этот документ был подписан именно вами. Подписанный ЭЦП документ имеет юридическую силу, равную юридической силе подписанного на бумаге документа.

ЭЦП можно заказать у любого оператора ЭДО или в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Для работы с Ozon выберите такую ЭЦП, которая подойдёт для работы в госсистемах: ФНС, «Честный знак» и других. 

В стоимость ЭЦП входит:

• сертификат, который подтверждает вашу личность; 
• приватный ключ шифрования электронной подписи;
• лицензия на программу криптозащиты информации, например «КриптоПро CSP». С помощью программы криптозащиты и приватного ключа создаётся цифровая подпись на документе; 
• USB-носитель, на который записывают сертификат, ключ электронной подписи и лицензию на программу криптозащиты. Подписать документ ЭЦП можно только с того компьютера, в который вставлен USB-носитель.

Создать и добавить в ЭДО первый документ

Чтобы отправить документы по ЭДО, достаточно просто загрузить их в doc- или pdf-формате в сервис ЭДО. Например, в «Контур.Диадок» можно просто перетащить до 30 файлов с компьютера в окно программы. Это удобно, когда нужно одновременно отправить контрагенту счёт на оплату, товарную накладную и счёт-фактуру.

С помощью сервиса ЭДО можно не только отправлять, но и получать документы от контрагентов. Когда сервис ЭДО получит документ от контрагента, вы сможете подписать его, отказаться от подписи или запросить уточнения у контрагента.