Как понять, что вам нужен ассистент, и нанять его

Когда пора нанимать ассистента

Представим, что Егор — успешный продавец на Ozon. Он мечтал начать своё дело и больше ни от кого не зависеть. Для этого ему пришлось пройти большой путь, погрузиться во множество нюансов работы магазина. Теперь Егору кажется, что никто лучше него не знает, как отправить накладную или организовать фотосъёмку новых товаров.

Беда лишь в том, что у нашего героя выходные превратились в будни, он не успевает отвечать поставщикам и каждое уведомление в мессенджере вызывает у него приступ гнева. К тому же Егор погряз в рутинных рабочих процессах и не может найти время на решение стратегических задач. Руководитель упускает возможности, и бизнес почти не растёт.

Кажется, Егору стоит нанять помощника. Но сначала нужно разобраться, какой ассистент ему подойдёт.

Какого ассистента выбрать

Одни ассистенты помогают решать бытовые задачи, другие — рабочие.

1. Персональный ассистент

Работает на руководителя или его семью, но не имеет отношения к бизнесу.

Например, персональный ассистент может заказать такси или купить билеты в театр. Если руководитель соберётся в отпуск или командировку, то может поручить помощнику бронирование авиабилетов. Руководитель освободит свой день от будничных забот, чтобы сосредоточиться на работе или расслабиться на выходных.

2. Бизнес-ассистент

Берёт на себя часть задач, связанных с бизнесом.

Например, бизнес-ассистент может общаться с поставщиками, работать с документами и платежами, выбирать материалы для ремонта нового пункта выдачи и проводить первичный отбор кандидатов, если нужно нанять менеджера маркетплейса. Такой помощник — правая рука руководителя в бизнесе.

3. Координатор

Координатор организует работу сотрудников или целых отделов.

Например, он может вести рабочие чаты, напоминать о задачах и распределять их по срочности и важности. Например, если у бизнеса уже отлажено производство и выпуск на Ozon новых коллекций, то координатор может следить за тем, чтобы процессы не останавливались, и докладывать руководителю о заминках.

Егору понадобится бизнес-ассистент. Он сможет делегировать ему общение с поставщиками и складами, работу с документами и другие операционные задачи.

Как нанять ассистента

Когда вы поняли, какой ассистент вам нужен, можно составлять вакансию.

В вакансии коротко расскажите о своём бизнесе и позиции, на которую ищете сотрудника, перечислите будущие обязанности и навыки, которые необходимы для этой роли, условия работы.

Вилку дохода стоит указать сразу — на такие вакансии лучше откликаются. Чтобы определить зарплату, важно ориентироваться не только на ваши возможности, но и на время, которое будет занимать выполнение задач, и предложения других работодателей.

Базовые навыки ассистента

Вам предстоит постоянно взаимодействовать с ассистентом напрямую. Поэтому хорошо, чтобы помощник был не только компетентным и ответственным специалистом, но и приятным человеком.

Навыки ассистента можно условно разделить на hard skills, или профессиональные компетенции, и soft skills, то есть личные качества. У каждого руководителя будет свой список навыков для идеального сотрудника, но можно отталкиваться от такой таблицы:

Чаще всего сотрудников ищут тремя способами:

• На сайтах по поиску сотрудников — например, hh.ru, superjob.ru или profi.ru. Вакансию увидит максимум соискателей, но стоит подготовиться к тому, что значительная часть откликов будет нерелевантной, а кандидаты могут пропасть со связи в любой момент.
• В Telegram-каналах — многие из самых известных каналов с вакансиями принадлежат сервисам по поиску работы, но и они часто размещают объявления бесплатно или за очень небольшую плату. Также имеет смысл отправить вакансию в каналы с фокусом на работе на маркетплейсах. Количество кандидатов зависит от того, насколько правильно вы подберёте каналы.
• По рекомендациям знакомых и других руководителей — в этом случае вам не придётся разбирать горы откликов. Кроме того, можно получить живой отзыв о деловых и личных качествах будущего сотрудника.

Как провести собеседование

Базовую информацию о кандидате вы получите из резюме и переписки в мессенджере. После этого предварительного отбора придётся провести не одно собеседование — по видеосвязи или вживую.

Когда начнётся звонок с соискателем, расскажите: 

• в чём заключается ваш бизнес;
• что будет делать ассистент;
• какие условия ждут кандидата.

Стандартная просьба рассказать о себе позволит понять, как кандидат говорит и оценивает свой опыт работы. Помимо этого, стоит спросить:

• какие достижения были на прошлых местах работы;
• что соискатель считает своими главными успехами в карьере;
• почему ищет новую работу;
• чем заинтересовала вакансия;
• как понимает суть предстоящих задач.

Во время собеседования обратите внимание:

• пришёл кандидат вовремя или опоздал;
• насколько связно и хорошо говорит;
• отвечает прямо или пытается обойти прямые вопросы;
• как отзывается о предыдущем работодателе;
• как часто меняет места работы;
• оставляет ли у вас впечатление толкового и приятного человека.

Если соискатель вам понравился, предложите ему выполнить тестовое задание — например, не самую сложную задачу из вашей рутины. Например, оформить отчёт за месяц или проанализировать данные о продвижении товара. Это поможет принять окончательное решение о найме.

Как поставить первые задачи

Если с первых же дней закидать ассистента работой, не вдаваясь в объяснения, даже самый толковый сотрудник наделает ошибок.

Чтобы организовать работу ассистента: 

• передавайте дела постепенно; 
• приоритезируйте задачи и объясните, по какому принципу вы это делаете;
• позвольте задавать уточняющие вопросы;
• ставьте задачи с чётким сроком и понятным результатом;
• регулярно давайте обратную связь.

При найме ассистента стоит прислушаться к своему внутреннему голосу и обратить внимание на то, комфортно ли вам общаться с кандидатом. А прежде чем давать ему доступ к своим рабочим и семейным делам, важно официально оформить трудовые отношения и подписать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.