Как оформить трудовой договор с сотрудником

Трудовой или гражданско-правовой: как выбрать тип договора

Сотрудников обычно нанимают либо по трудовым, либо по гражданско-правовым договорам (ГПД). Трудовой договор необходим, если:

• вы хотите, чтобы сотрудник находился на рабочем месте в установленное вами время — например, с 9 до 18 часов;
• важно, чтобы он выполнял работу лично, никому её не делегировал;
• вам удобно платить зарплату, то есть определённую заранее оговорённую сумму вне зависимости от количества задач;
• сотруднику придётся проходить медкомиссии, обучение, стажировки, аттестации, если этого требует специфика вашей деятельности.

Важно помнить: если вы подписываете с сотрудниками трудовые договоры, вам придётся:

• перечислять в государственный бюджет налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховые взносы за всех работников;
• доплачивать, если они трудятся сверхурочно, в выходные или праздники;
• оплачивать отпуска;
• обеспечивать сотрудников оборудованием, инструментами, техническими средствами, которые нужны для работы;
• заниматься кадровыми документами.

Гражданско-правовые договоры обычно используют, когда берут специалиста для разовой задачи или проекта.

Кто может заключить трудовой договор

Нанять по трудовому договору можно только физическое лицо. А в роли работодателя может выступать:

• юридическое лицо — в этом случае договор подписывает директор, действующий на основании устава, или другой представитель компании по доверенности;
• ИП — договор подписывает сам предприниматель;
• физлицо — подписывает сам наниматель. Такие договоры заключают для помощи в личных делах или для оказания бытовых услуг.

Какой срок у трудовых договоров

Трудовые договоры бывают бессрочными — они действуют, пока одна или обе стороны не решат прекратить сотрудничество.

А бывают срочными — их можно заключать на любой срок до пяти лет. В Трудовом кодексе перечислены ситуации, когда допускаются срочные трудовые договоры:

• если вы нанимаете сотрудника на конкретный проект с чёткой датой окончания или на период, пока отсутствует основной работник, например, находящийся в декретном отпуске;
• временно переводите сотрудника к другому работодателю;
• нанимаете студентов или пенсионеров;
• занимаетесь розничной торговлей, и у вас не более 20 сотрудников.

Когда действие срочного трудового договора закончится, вы не обязаны платить работнику выходные пособия, как, например, при сокращении штата.

Иногда бывают ситуации, когда срочный трудовой договор продлевают. Например, если взяли сотрудника на время отсутствия штатного специалиста, а он не спешит возвращаться на работу.  

Как составить договор: образец

Работодатель обязан составить трудовой договор в двух экземплярах — один для себя, другой для сотрудника. А работник — прочитать договор и, если всё устраивает, подписать оба экземпляра.

Важно включить в договор все обязательные пункты. Нарушения — например, если вы, работодатель, не уточните режим работы, — могут привести вас к штрафам:

• для должностных лиц — 10 000–20 000 ₽;
• для юридических лиц — 50 000–100 000 ₽.

Что должно быть в договоре:

1. В самом верху — номер документа (вы можете присвоить его самостоятельно, главное — чтобы нумерация была порядковой и сквозной для всей документации в вашей компании) и дата его заключения. Потом в первом абзаце указывают информацию об обеих сторонах: кто и на основании чего действует со стороны компании, паспортные данные работника.

2. Суть трудового договора: на какую должность вы нанимаете специалиста, будет ли он у вас трудиться по совместительству или это его основное место работы, с какого числа и по какому адресу сотрудник начнёт работать.

3. Права и обязанности сторон: как можно подробнее пропишите, чем будет заниматься новый сотрудник, кому он подчиняется, какие правила безопасности должен соблюдать. А также какие права он имеет и какие условия вы ему обеспечите.

4. Сведения об оплате труда: каким будет оклад и другие выплаты, по каким числам вы собираетесь перечислять зарплату, что делать в ситуациях, если произошёл простой по вине работодателя.

5. Время работы и отдыха: в этом разделе нужно описать количество часов в рабочей неделе, график работы и расписание выходных, продолжительность отпуска.

6. Информация о социальном страховании, гарантиях и компенсациях, положенных сотруднику. Стоит прописать, что вы намерены соблюдать все требования трудового законодательства.

7. Ответственность сторон друг перед другом и случаи, когда договор можно расторгнуть.

8. В заключении обычно пишут, что договор вступает в действие сразу после его подписания и о том, что трудовые споры рассматриваются согласно законам РФ. Сюда же добавляют пункт о конфиденциальности и другие важные для каждой конкретной компании условия.

9. Реквизиты сторон. Работодатель указывает наименование компании, юридический и почтовый адреса, ИНН, КПП, название банка, БИК, расчётный и корреспондентский счета. Работник — Ф. И. О., адрес, паспортные и контактные данные. В этот раздел часто включают адрес фактического проживания и реквизиты счёта, на который работодатель будет перечислять зарплату.
10. Подписи сторон с расшифровкой Ф. И. О.

Конечно, образец трудового договора можно адаптировать под конкретную ситуацию, например:

• Если у вас предприятие малого бизнеса, вы можете не составлять отдельные локальные акты (документы, которые регламентируют работу сотрудников внутри организации) и детально прописывать условия труда прямо в договоре — для этого есть специальная форма.
• Если нанимаете на работу иностранца — указать в договоре номер и срок действия его патента, а также информацию о полисе ДМС. В этом случае в течение трёх дней после подписания документа вам необходимо отправить уведомление о том, что вы заключили трудовой договор с иностранным гражданином, в территориальный орган МВД.
• При оформлении на работу «удалёнщика» стоит уточнить, что сотрудник будет работать дистанционно, способ взаимодействия с ним и время, когда он должен быть на связи, порядок вызова в офис, если предполагаете, что это может понадобиться. Закон разрешает прописать дополнительное условие о том, что работника можно уволить, если он без предупреждения перестал отвечать на ваши сообщения и не выполнял обязанности в течение двух дней.

Сколько нужно хранить трудовой договор

Документы, подписанные начиная с 2003 года, должны находиться в архиве компаний и ИП 50 лет. Если у вас есть сотрудники, которых вы наняли до 2002 года включительно, срок хранения дольше — 75 лет.

Трудовой договор помогает сотрудникам чувствовать себя более защищёнными, а предпринимателям — не бояться проверок трудовой или налоговой инспекции.